Accounting - Pamaagi sa Pagbayad sa Pagbiyahe

Pamaagi sa Departamento sa Accounting sa Pagbayad sa Pagbiyahe

I. Pasiuna

Ang katuyoan niini nga pamaagi sa pagbiyahe mao ang pagtakda sa sukaranan nga mga panudlo alang sa tanan nga mga kawani, nga gihubit ingon mga empleyado sa Estado sa New Jersey kung nagbiyahe sa opisyal nga negosyo sa Hudson County Community College ("College"). Ang katuyoan niini nga pamaagi mao nga ang indibidwal nga magpapanaw dili makakuha o mawad-an sa personal nga mga pondo samtang nagbiyahe sa opisyal nga negosyo sa Kolehiyo. Ang tanan nga bayad nga pagbiyahe kinahanglan nga awtorisado sa wala pa ang bisan unsang pagbiyahe. Ang tanan nga giaprobahan nga pagbiyahe kinahanglan nga hinungdanon sa pagkab-ot sa mga katuyoan o pagtuman sa mga responsibilidad sa usa ka partikular nga departamento ug ipahigayon sa labing ekonomikanhon ug praktikal nga paagi alang sa Kolehiyo.

Ang polisiya sa Kolehiyo mao ang pagbayad sa mga empleyado alang sa makatarunganon ug gikinahanglan nga mga galastuhan nga naa sa kalambigitan sa giaprobahan nga pagbiyahe sa negosyo.
Ang usa ka empleyado nga kinahanglang mobiyahe sa negosyo nga may kalabotan sa Kolehiyo kinahanglang, human makadawat ug pasiunang pag-apruba gikan sa Superbisor sa empleyado, mokompleto sa Travel Request Form (kon ang mga gasto sa biyahe gilauman nga molapas sa $100), ug, kon gikinahanglan, usa ka Check Request Form. Ang katuyoan sa pagbiyahe, ug ang numero sa account alang sa (mga) tinubdan sa pondo nga magamit aron matabonan ang gasto sa pagbiyahe, kinahanglan ipahibalo kung gihangyo sa angay nga mga porma.
Ang mga porma kinahanglang pirmahan sa Superbisor sa empleyado ug sa responsableng Dean o Executive Cabinet Officer sa dili pa mobiyahe. Kini nga mga pirma nagpakita sa pag-apruba sa hangyo sa pagbiyahe sa empleyado ug ang pagkaanaa sa mga pundo sa Kolehiyo. Para sa pagbiyahe sa mga Trustees ug Executive Officers, ang mga porma kinahanglang aprobahan sa Presidente.
Kung nahuman na ang pagbiyahe, ang usa ka Form sa Pagbayad sa Pagbiyahe kinahanglan makompleto kauban ang Form sa Paghangyo sa Pagbiyahe (kung kinahanglan), ug kinahanglan nga ilakip ang tanan nga angay nga mga resibo. Ang empleyado kinahanglan nga mosumite sa mga porma ug mga resibo sa Accounting Department alang sa pagproseso. Ang Controller mao ang katapusang tigrepaso/aprobahador para sa tanang porma sa Pagbayad sa Pagbiyahe.
Ang mga musunod nga allowance sa pag-reimbursement kay epektibo:

a. Allowance sa Pagkaon - lakip ang mga gratuities, gitugotan sa kolehiyo ang federal rate kada adlaw ingon nga gipatuman sa General Services Administration ("GSA"). Ang mga resibo kinahanglang mosuporta sa mga galastohan. Kinahanglang walay hangyo alang sa reimbursement alang sa bisan unsang gasto sa pagkaon nga gilakip sa bayad sa pagrehistro sa komperensya o asosasyon. Para sa dugang nga impormasyon sa rates base sa lokasyon, palihog ribyuha ang mga giya sa https://www.gsa.gov/travel/plan-book/per-diem-rates/per-diem-rates-lookup/?action=perdiems_report&state=&fiscal_year=2021&zip=07306&city.

b. Auto Allowance – kung gikinahanglan ang paggamit sa personal nga sakyanan sa empleyado tungod sa lokal o mubo nga distansiya nga pagbiyahe, ang empleyado kinahanglang bayran sa tukma nga mileage rate, dugang mga toll ug parking, uban ang pruweba sa gilay-on sa pagbiyahe ug resibo sa mga galastohan. Ang magamit nga mileage rate kasagaran ang gi-aprobahan nga rate sa IRS.

c. Mga resibo - gikinahanglan alang sa tanang mga bayranan sa gasto. Walay mga galastuhan nga ibayad nga walay pagsuporta sa mga resibo.

6. Sa dili pa isumite ang Travel Reimbursement Form ngadto sa Accounting Department, ang empleyado kinahanglan nga mosumite sa porma ug pagsuporta sa dokumentasyon ngadto sa Superbisor sa empleyado ug ang angay nga Dean o Executive Officer alang sa pag-apruba ug pagkumpirma nga ang gi-claim nga reimbursable nga mga galastuhan anaa sa sulod sa mga limitasyon ug allowance sa ang Kolehiyo. Importante nga ang Superbisor sa usa ka empleyado morepaso ug moaprubar sa hangyo sa pagbayad alang sa “makatarunganon ug gikinahanglan” nga mga galastohan lamang. Ang Superbisor giakusahan sa paggamit sa paghukom sa negosyo kung ang usa ka partikular nga butang nga wala nalista sa palisiya o pamaagi gisumite alang sa pag-apruba.

7. Ang Travel Request (Appendix A) ug Travel Reimbursement (Appendix B) nga mga porma anaa sa College Finance Portal.

II. Mga pagtugot

Kini nga pamaagi naglangkob sa tanang administratibong empleyado, magtutudlo ug kawani, ug uban pa nga awtorisado sa pagbiyahe alang sa Kolehiyo. Ang pagsunod sa kini nga pamaagi mao ang responsibilidad sa indibidwal nga nagbiyahe sa negosyo sa Kolehiyo. Kini nga pamaagi magamit sa tanan nga pagbiyahe bisan unsa pa ang gigikanan sa pondo.

Kung ang bayad sa pagbiyahe gikan sa usa ka grant o kontrata, ang empleyado kinahanglan makadawat una nga pagtugot gikan sa Grants Opisina o Departamento sa Accounting sa Kolehiyo aron maestablisar nga ang tanan nga gipaabot nga gasto sa pagbiyahe tugotan alang sa reimbursement subay sa mga termino sa grant o kontrata.

Ang mga kawani nga nagbiyahe sa opisyal nga negosyo sa Kolehiyo gilauman nga mogamit sa parehas nga pag-atiman sa paggasto sa mga gasto nga magamit sa usa ka maalamon nga tawo kung nagbiyahe sa personal nga negosyo sa ilang kaugalingon nga gasto. Ang mga galastohan alang sa giaprobahan nga pagbiyahe mabayran lamang sumala niining mga pamaagi sa pagbiyahe sa Kolehiyo.

A. Mga Pag-apruba sa Pagbiyahe
Ang tanan nga komperensya, kombensyon, pagbansay sa kawani, workshop ug pagbiyahe sa seminar nanginahanglan una nga pagtugot subay sa kini nga pamaagi.

B. Gitugotan nga mga Gasto
Ang pagbayad sa mga galastuhan sa pagbiyahe limitado sa mga gasto nga hinungdanon sa pag-transaksyon sa opisyal nga negosyo sa Kolehiyo. Ang aktuwal ug gikinahanglan nga mga galastuhan nga may kalabotan sa ordinaryo nga kaharuhay sa magpapanaw sa pagbuhat sa iyang opisyal nga mga katungdanan ang iuli. Ang mga galastuhan sa negosyo kinahanglang makatarunganon ug gikinahanglan. Gitugotan ang pagbayad alang sa mga tip, gratuity ug parehas nga bayronon basta ang kantidad nga gibayad naa sa sulod sa normal nga giila nga mga sumbanan.

C. Talagsaong mga Gasto
Ang mga hangyo alang sa reimbursement sa talagsaon o dili kasagaran nga mga galastuhan nga dili unta mapaabut sa wala pa ang pagbiyahe, o nga molapas sa labing taas nga gitugot nga mga bayranan, ipailalom sa pagtugot sa dili pa ang pagbayad. Ang usa ka sinulat nga katarungan kinahanglang makompleto sa Travel Reimbursement Form nga nagpatin-aw sa mga sirkumstansya nga nanginahanglan sa mga galastuhan, uban sa tanang angay nga pagsuporta sa dokumentasyon, nga kinahanglang ipadala direkta ngadto sa angay nga pangulo sa Departamento, Dean o Bise Presidente alang sa pag-uyon. Kinahanglang aprobahan sa Presidente ang talagsaong mga sitwasyon para sa mga Executive Officers o Trustees. Ang dokumentado nga pag-apruba kinahanglan nga ilakip sa magamit nga mga porma ug isumite sa Accounting alang sa pagbayad.

D. Espesyal nga mga Kondisyon
Ang mga empleyado nga adunay bisan unsang espesyal nga mga panginahanglanon sa pagbiyahe nga wala klaro nga gituki sa kini nga mga palisiya kinahanglan nga mokontak sa angay nga pangulo sa Departamento, Dean o Bise Presidente alang sa pagtugot, ug ang Presidente sa Kolehiyo kung kinahanglan.

III. Proseso

A. Ang Proseso sa Pag-apruba

Ang usa ka empleyado nga kinahanglang mobiyahe sa negosyo nga may kalabotan sa Kolehiyo kinahanglang, human makuha ang kasabotan sa iyang Superbisor, mokompleto sa Travel Request Form.
Usa ka Travel Request Form (Exhibit A) kinahanglang kompletohon sa staff member para aprobahan sa Supervisor ug sa responsableng Dean o Bise Presidente sa dili pa ang tibuok gabii nga pagbiyahe ug pag-abang sa mga sakyanan, bisan unsa pa ang presyo. Kinahanglang aprobahan sa Presidente ang mga porma sa pagbiyahe sa mga Trustees ug Executive Officers.
Walay mga galastohan nga ibayad kung ang usa ka Travel Request Form gibalibaran o gisalikway.
Kung ang duha o daghan pa nga mga kawani gilauman nga mobiyahe alang sa parehas nga katuyoan, ang matag indibidwal kinahanglan magsumite usa ka lahi nga Porma sa Paghangyo sa Pagbiyahe. Ang ubang (mga) miyembro sa kawani nga nagbiyahe alang sa parehas nga katuyoan kinahanglan nga i-reference sa porma.
Ang giaprobahan nga kantidad sa reimbursement mahimong limitado sa usa ka piho nga kantidad sa desisyon sa Dean, Bise Presidente o Presidente.

B. Pag-andam ug Pag-apod-apod sa Travel Request Form

Ang empleyado nag-andam sa Travel Request Form ug isumite kini sa iyang Supervisor para aprobahan.
Kung aprobahan sa Superbisor, ang Superbisor kinahanglan nga ipadala ang porma sa Dean o Cabinet Member, kung angay.
Kung aprobahan sa Dean o Miyembro sa Gabinete, ang Dean o Miyembro sa Gabinete kinahanglang mosumite sa porma ngadto sa Opisina sa Negosyo para sa validation sa Accounts Payable Officer ug/o Grant Accountant, kon angay.

C. Paghanas sa staff

Ang pagbansay sa mga kawani nga gihangyo aron mapalambo ang kahanas sa usa ka empleyado, mamentinar ang karon nga kahanas sa mga kalamboan sa teknolohiya, ug/o makaangkon og kahibalo/bag-ong impormasyon, nanginahanglan og pre-apruba sa Superbisor sa kawani. Kung ang pagbiyahe nalangkit, ang usa ka Travel Request Form kinahanglan usab nga andamon ug isumite alang sa pag-apruba subay niini nga pamaagi. Sama sa nahisgotan na sa ibabaw, ang usa ka Travel Request Form gikinahanglan alang sa abang nga mga sakyanan ug overnight lodging, bisan unsa pa ang gasto.

V. Transportasyon

Bisan asa praktikal, ang mga magpapanaw gilauman nga mogamit sa labing ekonomikanhon nga paagi sa transportasyon. Ang administratibong pagbiyahe mahimong maglakip sa paggamit sa gipanag-iya sa Kolehiyo, pribado o giabangan nga sakyanan, usa ka pampublikong carrier, taxi, o serbisyo sa sakyanan.

A. Mga Sasakyan sa Kolehiyo
Ang mga salakyanan sa kolehiyo mahimong gamiton lamang alang sa pagbiyahe nga may kalabotan sa Kolehiyo ug dili alang sa personal nga paggamit gawas kon espesipikong giaprobahan sa Board of Trustees. Ang mga operator kinahanglan nga motuman sa tanan nga magamit nga mga balaod ug regulasyon sa salakyanan, adunay usa ka balido nga lisensya sa pagmaneho, ug personal nga responsable sa mga multa alang sa tanan nga mga paglapas sa salakyanan ug mga paglapas sa paglihok nga nahitabo sa panahon o ingon usa ka sangputanan sa ilang paggamit sa salakyanan sa Kolehiyo.
Ang mga kahikayan alang sa pagreserba ug pagkuha sa mga salakyanan sa Kolehiyo kinahanglang himoon uban sa Mga Pasilidad sa Kolehiyo o Opisina sa Seguridad. Ang Opisina sa Seguridad nagmintinar sa usa ka lista sa mga awtorisadong drayber alang sa mga sakyanan sa Kolehiyo. Ang talagsaon nga mga galastuhan (pananglitan, pag-ayo sa ligid, pag-ayo sa mga piyesa sa sakyanan) samtang naggamit sa sakyanan sa Kolehiyo mabayran kon adunay igong sinulat nga katin-awan ug ang mga resibo gisumite ug giaprobahan.

B. Mga Sasakyan nga Pribado
Ang mga kawani nga naggamit ug pribado nga gipanag-iya nga mga salakyanan alang sa opisyal nga negosyo ibayad sa mileage sa rate nga gitakda sa Internal Revenue Service (IRS). Ang mga galastuhan sa mga toll ug parking fee ibalik sa gasto nga nahiaguman.

C. Pag-abang sa mga Sasakyan
Ang pipila ka dili kasagaran nga mga kahimtang, sama sa pagkadili magamit sa publiko nga transportasyon o ang dili mahimo sa ubang mga paagi sa pagbiyahe, mahimong magkinahanglan nga mag-abang sa usa ka awto. Sa ingon nga mga kaso, bisan unsa pa ang gasto, ang empleyado kinahanglan maghatag usa ka sinulat nga katarungan alang sa paggamit sa usa ka pag-abang nga salakyanan sa Form sa Paghangyo sa Pagbiyahe sa wala pa ang petsa sa pagbiyahe. Ang katarungan maghisgot sa panginahanglan sa pag-abang, maghatag ug mga rason ngano nga ang ubang transportasyon dili magamit o mahimo nga gamiton, ug ilakip ang gibanabana nga kinatibuk-ang gasto. Ang pag-apruba, kung ihatag, limitado sa pag-abang sa usa ka ekonomiya o tunga nga gidak-on nga awto. Ang mga sakyanan sa pag-abang kinahanglan nga walay mas dako nga gasto kay sa nag-una nga mga presyo sa merkado ug orihinal nga mga kopya sa mga pagbasa sa odometer sa kasabutan sa pag-abang sa punto sa gigikanan ug sa punto sa pagbalik, ug pamatuod sa pagbayad, kinahanglan nga ilakip sa Travel Voucher aron kini nga gasto nga iuli.

D. Public Carriers
Ang pagbiyahe padulong ug gikan sa destinasyon kinahanglan nga pinaagi sa labing direkta ug ekonomikanhon nga ruta. Ang bayad gibase sa aktuwal nga gasto sa pagbiyahe sa usa ka publiko nga carrier (pananglitan, riles, bus, eroplano). Ang orihinal nga mga resibo gikinahanglan alang sa pagbiyahe sa tren ug ayroplano. Ang coach o klase sa ekonomiya gamiton alang sa pagbiyahe sa eroplano ug tren.

E. Taxi ug Airport Car Service
Gitugotan ang gikinahanglan nga bayad sa taxicab, apan kung ang pampublikong transportasyon dili dali magamit, praktikal, o kung adunay emerhensya. Ang regular nga naka-iskedyul nga mga serbisyo sa sakyanan mahimong gamiton ngadto/gikan sa balay sa empleyado ug sa tugpahanan, ug ngadto/gikan sa tugpahanan ug sa destinasyon sa biyahe kon walay pampublikong transportasyon o praktikal, ug kon ang serbisyo sa sakyanan mas ubos kay sa taxi.

VI. Mga Kombensiyon, Komperensya, Pagbansay sa Staff, Workshop

A. Kahubitan: Ang pagbiyahe sa komperensya ug pagbiyahe sa kombensiyon gihubit nga pagbiyahe nga dili direktang may kalabutan sa mga katungdanan ug responsibilidad sa empleyado apan gihimo alang sa:

1. Ang pagpalambo sa propesyonal nga mga kahanas.
2. Ang pagbayloay sa impormasyon, ideya, ug metodolohiya.
3. Pag-promote sa imahe sa Kolehiyo.

Ang pagbiyahe sa gawas sa Estados Unidos, bisan unsa pa ang gasto, nanginahanglan pagtugot sa Dean, Bise Presidente sa Dibisyon, ug Presidente sa Kolehiyo.

B. Mga Gasto: Para sa mga kombensiyon, komperensya, pagbansay sa mga kawani, mga workshop, mga seminar sa pagbansay ug alang sa mga biyahe nga sobra sa 24-oras nga mga yugto nga nanginahanglan og tibuok gabii nga pagpuyo (lakip ang mga sitwasyon diin ang kahikayan sa pakete naglakip sa pagpuyo ug mga pagkaon isip usa ka importante nga bahin sa gikatakda nga mga kalihokan), ang gitugot ( Ang GSA) kada diem reimbursement (matag kontrata sa unyon) limitado sa aktuwal nga makatarunganong gasto.

C. Adlaw nga mga Biyahe: Ang mga pagkaon alang sa usa ka adlaw nga mga biyahe nga wala maglakip sa tibuok gabii nga pagpuyo dili ibayad gawas sa mga kahimtang diin ang pagbiyahe mahimong ngadto sa mga lokalidad diin ang mga gasto sa pagkaon molapas sa sa o sa palibot sa Kolehiyo, o diin ang gitas-on sa usa ka adlaw nga biyahe molapas sa usa ka tipikal nga adlaw sa pagtrabaho.

D. Mga Gasto sa Lodging: Ang mga galastohan bug-os nga mabayran alang sa pagpuyo ug mga pagkaon nga usa ka importanteng bahin sa gieskedyul nga mga kalihokan sa usa ka komperensya, kombensiyon, pagbansay sa mga kawani, ug uban pa. Ang mga bayad sa pagkaon limitado sa Meal Allowance. Kung ang lodging dili usa ka integral nga bahin sa kalihokan, ang mga empleyado adunay katungod sa pagbayad alang sa usa ka standard nga kwarto sa usa ka hotel nga klase sa negosyo.

E. Bayad sa Pagparehistro: Ang bayad sa pagparehistro alang sa mga kombensiyon o mga workshop mabayran. Ang orihinal nga bayad nga mga resibo kinahanglan isumite alang sa bayad sa pagparehistro.

F. Wala Giapil nga Paggasto

1. Unang-klase nga pagbiyahe sa kahanginan. Ang ingon nga mga akomodasyon gitugotan lamang kung ang dili kaayo mahal nga mga kapuy-an dili magamit o dili mahimo. Ang una nga klase nga pagbiyahe sa kahanginan nanginahanglan espesyal nga pagtugot sa Presidente.
2. Mga paggasto sa usa ka personal nga kinaiya sama sa serbisyo sa valet, kalingawan, alkoholikong ilimnon ug uban pang mga bayranan nga susama sa kinaiyahan.
3. Mga multa para sa pag-parking, mga paglapas sa pagbalhin, o bisan unsang mga galastuhan nga may kalabutan sa mga paglapas sa angay nga mga balaod samtang nagdrayb ug personal, gipanag-iya sa Kolehiyo, o giabangan nga sakyanan.
4. Diin alang sa personal nga kasayon sa magpapanaw o pinaagi sa pagkuha sa usa ka leave, usa ka pagkabalda mahitabo sa pagbiyahe o usa ka pagtipas gikan sa labing tukma nga rota, ang reimbursement nga gitugotan dili molapas sa gasto sa labing ekonomikanhon nga ruta.
5. Ang mga kapuy-an sa hotel sa mga presyo sa negosyo sa ibabaw sa merkado gitugutan lamang kung ang ubang mga akomodasyon dili magamit o dili praktikal nga gikonsiderar ang itineraryo sa pagbiyahe sa empleyado. Ang sinulat nga katarungan ug pag-uyon kinahanglan nga makuha alang sa pagbayad. Ang Presidente sa Kolehiyo kinahanglan aprobahan kini nga hangyo.

VII. Mga Prospective Empleyado ug Guest Speaker

Ang mga gasto sa pagbiyahe sa umaabot nga mga empleyado ug bisita nga mga mamumulong kinahanglan nga aprobahan ug ibayad ubos sa parehas nga mga kondisyon, mga limitasyon, ug mga kinahanglanon sa mga kawani nga nagbiyahe sa negosyo sa Kolehiyo ingon nga gilatid niini nga pamaagi; bisan pa, ang mga bayad sa pagbiyahe sa umaabot nga mga empleyado ug mga bisita nga mamumulong kay discretionary.

Ang pagbayad alang sa mga galastuhan sa pagbalhin dili awtorisado kung wala’y pagtugot sa Board of Trustees.

Ang Dean, Department Head, o Search Committee Chair maoy responsable sa pagpahibalo sa indibidwal sa mga polisiya ug mga pamaagi nga nagdumala sa pagbiyahe, ilabina nga kini may kalabotan sa mga sakop ug wala iapil nga mga galastuhan, ug kon unsaon pagkuha og bayad alang sa mga gasto sa pagbiyahe. Alang sa gitugot nga gasto, ang pamaagi mao ang mosunod:

Sa diha nga ang interbyu sa kandidato na-iskedyul na, ang Ulo sa Departamento o Chair kinahanglang mag-andam ug Travel Request Form aron makuha ang gikinahanglang pagtugot. Ang Travel Request Form kinahanglan magpakita sa titulo sa posisyon nga giinterbyu.
Sa pag-aprobar, ang Ulo sa Departamento o Tagapangulo sa Komite sa Pagpangita kinahanglan magtambag sa kandidato sa paghangyo sa bisan unsang hotel o uban pang vendor nga naghatag serbisyo sa transportasyon, puy-anan o pagkaon aron direkta nga masingil ang kandidato. Walay empleyado sa Kolehiyo ang kinahanglang mobayad sa mga serbisyo nga konektado sa pagpabilin sa kandidato. Ang reimbursement himuon sa kandidato sulod sa duha (2) ka semana sa pagsumite.
Ang Ulo sa Departamento o Chair kinahanglan nga makakuha og usa ka itemized nga listahan sa tanan nga gasto sa pagbiyahe nga adunay pirma sa kandidato. Ang pagsumite niini nga porma kinahanglang himoon dayon ngadto sa Business Office.
Ang usa ka lahi nga invoice ug porma sa order sa pagpalit kinahanglan nga andam alang sa matag kandidato.

VIII. Pagbayad sa mga Gasto sa Pagbiyahe

Ang Travel Reimbursement Voucher (Appendix B) kinahanglang makompleto ug isumite sulod sa duha (2) ka semana human makompleto ang komperensya o biyahe. Ang giaprobahan nga Travel Expense Voucher kinahanglang isumite sa Accounts Payable section sa Business Office kauban ang tanang orihinal nga resibo ug supporting documents (certificate/sign-in sheet) para sa tanang gasto nga gipangayo para sa reimbursement.

Ang mga regulasyon sa IRS sa pagbiyahe naghatag nga ang bisan unsang pag-uswag sa pagbiyahe nga wala mapamatud-an sa sulod sa kan-uman (60) ka adlaw sa paggasto mahimong moresulta sa buhis nga kita nga mareport sa Form W-2 sa indibidwal nga nakadawat sa advance.
Ang Travel Reimbursement Voucher kinahanglang adunay mga mosunod nga impormasyon:

1. Ang napulo ka digit nga numero sa account nga gisingil.
2. Ang ngalan ug adres sa mga magpapanaw.
3. Aprobahan nga Travel Request Form (kung mahimo).
4. Ang petsa sa pagbiyahe, destinasyon, mileage, toll ug uban pang mga gasto nga nahimo.
5. Kung ang mga gasto sa pagpuyo gipaambit sa uban, kini nga kamatuoran kinahanglan ipahayag sa voucher. Sa ingon nga mga kaso, ang pagbayad limitado sa katimbang nga bahin sa biyahero sa mga gasto.
6. Gasto sa Mileage: Pag-commutation alang sa mga katuyoan sa negosyo nga gipadaghan sa mileage/reimbursement rate sa epekto kada milya. Ilakip ang mga mapa/direksyon sa Google o susamang dokumento aron suportahan ang mileage nga gibiyahe.
7. Ang voucher kinahanglang aprobahan, sama sa nahisgotan na.
8. Partial reimbursement sa mga galastuhan sa pagbiyahe: Sa pipila ka mga higayon, ang mga miyembro sa kawani nangayo og bayad alang lamang sa usa ka bahin sa mga galastuhan nga nagasto alang sa pagbiyahe. Sa ingon nga mga kaso, ang kinatibuk-ang gasto nga nahiaguman kinahanglan nga ilista sa voucher apan ang aktuwal nga kantidad nga gipangayo lamang ang kinahanglan nga ipasok sa bloke nga "Total" ug ang hugpong sa mga pulong nga "Paghangyo og Reimbursement alang Lamang" kinahanglan nga i-type/isulat sa lawas sa voucher.
9. Ang mga voucher nga gisumite sa Accounts Payable nga wala motuman sa pamaagi sa pagbayad nga gilatid dinhi ug/o kulang nga impormasyon ibalik sa nangayo alang sa rebisyon.
10. Ang mga gasto lamang sa pagbiyahe nga gisumite nga adunay orihinal nga mga kopya sa mga resibo ang mabayran. Ang bisan unsang voucher nga gisumite nga wala ang kinahanglan nga pagsuporta sa mga dokumento o mga kopya sa mga resibo ibalik sa nagmugna aron makompleto / isumite ang gikinahanglan nga dokumentasyon.
11. Ang wala magasto nga mga cash advance kinahanglang ibayad ngadto sa Business Office pinaagi sa cash o tseke sulod sa kan-uman (60) ka adlaw human sa pagbiyahe. Ang bisan unsang wala magasto nga advance nga dili ibalik sulod niining yugto sa panahon isipon nga buhis nga kita nga ma-report sa Form W-2 subay sa kasamtangang mga regulasyon sa IRS.

Porma sa Paghangyo sa Pagbiyahe

Giaprobahan sa Gabinete: Hulyo 2021
May Kalabutan nga Board Policy: Accounting, Travel Reimbursement

Balik sa Policies and Procedures