Pamaagi sa Pagpamalit

mga pamaagi

I. GIPADAYAG

Ang katuyoan sa Pamaagi sa Pagpamalit mao ang pagtakda sa sukaranang mga panudlo alang sa tanan nga pagpamalit sa mga butang ug serbisyo nga nagsunod sa magamit nga mga balaod.

1. Mopalit ug Ubos sa 20% sa Bid Threshold sa Kolehiyo
   1. Sumala sa NJSA 18A: 64A-25.19, ang mga ganti sa mga pagpalit, kontrata o mga kasabotan nga gibanabana nga ubos pa sa baynte porsyento (20%) sa kasamtangan nga bid threshold sa Kolehiyo ($8,320 sa Hulyo 1, 2023) mahimong ihatag sa pagpangayo sa usa kinutlo o sugyot.
   2. Ang usa ka Sertipiko sa Pagparehistro sa Negosyo gikinahanglan gikan sa mga tigbaligya kung ang pagpalit milapas sa 15% sa bid threshold sa Kolehiyo ($ 6,240 kaniadtong Hulyo 1, 2023) ug ang mga serbisyo gihimo sa New Jersey. NJSA 52:32-44, ug uban pa.
   3. Opisina/Ulo sa Unit, ug/o Bise Presidente sa Departamento gikinahanglan ang pagtugot sa pagpalit.
2. Taliwala sa 20% sa Bid Threshold sa Kolehiyo ug $17,499
   1. Sumala sa NJSA 18A: 64A-25.19, ang labing gamay nga duha (2) nga mga kinutlo, kung mahimo, kinahanglan pangayoon sa wala pa ang award sa pagpalit. Ang award sa kontrata himuon base sa labing ubos nga responsable nga kinutlo nga nadawat nga labing mapuslanon sa Kolehiyo, presyo ug uban pang mga hinungdan nga gikonsiderar. Kung ang award wala gihimo sa vendor nga naghatag sa labing ubos nga kinutlo, usa ka pahayag sa pagpasabut sa mga hinungdan busa ibutang sa file sa ingon nga pagpalit. Matag pagpraktis sa Kolehiyo, tulo (3) ka kinutlo ang kinahanglan makuha kung mahimo.
      
      1. Kung gikinahanglan ang daghang mga kinutlo, ang indibidwal nga opisina/unit ang responsable sa pagpangayo sa daghang mga kinutlo. Ang Opisina sa Pagpamalit makigtambayayong sa opisina/unit aron motabang sa pagpangita sa mga potensyal nga alternatibong tigbaligya kon gikinahanglan.
   2. Ang dugang nga mga eksepsiyon gikan sa daghang proseso sa pagkutlo naglakip sa paggamit sa mga Kontrata sa Estado (NJSA 18A: 64A-25.9), Joint Purchasing sa ubang mga kolehiyo sa county, munisipyo o mga lalawigan diin nahimutang ang kolehiyo sa county, mga institusyon sa mas taas nga pagkat-on, o uban pang mga yunit sa gobyerno subay sa sa Local Public Contracts Law (NJSA 18A: 64A-25.10), mga sistema sa pagpresyo sa kooperatiba nga gitukod ubos sa mga balaod sa New Jersey (NJSA 18A: 64A-25.11a (a)), ug giila sa nasud ug gidawat nga mga kasabutan sa pagpalit sa kooperatiba (NJSA 18A :64A-25.11a (b)).
   3. Ang mga hinungdan nga mahimong konsiderahon kung ang paghatag sa dili labing ubos nga mga kinutlo naglakip, apan dili limitado sa:
      
      1. Nauna nga kasinatian (lakip ang una nga kasinatian sa HCCC)
      2. mga pakisayran
      3. Lokasyon (basta ang pisikal nga kaduol sa vendor gikinahanglan sa episyente ug ekonomikanhon nga pagpalit o paghimo sa kontrata)
   4. Opisina/Ulo sa Unit, ug/o Bise Presidente sa Departamento gikinahanglan ang pagtugot sa pagpalit.
3. Tali sa $17,500 ug sa College's Bid Threshold - Fair and Open Process
   1. Ilis sa pagpangayo ug daghang mga kinutlo subay sa NJSA 18A:64A-25.19, ang Kolehiyo mahimong mogamit ug Patas ug Bukas nga Proseso para sa mga pagpalit tali sa $17,500 ug sa College's Bid Threshold. Naglakip kini sa pag-post ug Request for Proposals (RFP) sa website sa Kolehiyo sulod sa labing menos napulo (10) ka adlaw. Ang kontrata mahimong ihatag base sa labing ubos nga responsableng responsive nga sugyot nga nadawat nga labing mapuslanon sa Kolehiyo, presyo ug uban pang mga hinungdan nga gikonsiderar. Kung ang award wala gihimo sa vendor nga naghatag sa labing ubos nga sugyot, usa ka pahayag sa pagpasabut sa mga hinungdan busa ibutang sa file sa ingon nga pagpalit.
   2. Ang usa ka Business Entity Disclosure Certification (BEDC) dili gikinahanglan kung ang usa ka Fair and Open Process gigamit pinaagi sa pag-post sa RFP sa website sa College.
   3. Ang dugang nga mga eksepsiyon gikan sa daghang proseso sa pagkutlo naglakip sa paggamit sa mga Kontrata sa Estado (NJSA 18A: 64A-25.9), Joint Purchasing sa ubang mga kolehiyo sa county, munisipyo o mga lalawigan diin nahimutang ang kolehiyo sa county, mga institusyon sa mas taas nga pagkat-on, o uban pang mga yunit sa gobyerno subay sa sa Local Public Contracts Law (NJSA 18A: 64A-25.10), mga sistema sa pagpresyo sa kooperatiba nga gitukod ubos sa mga balaod sa New Jersey (NJSA 18A: 64A-25.11a (a)), ug giila sa nasud ug gidawat nga mga kasabutan sa pagpalit sa kooperatiba (NJSA 18A :64A-25.11a (b)).
   4. Opisina/Ulo sa Unit, Bise Presidente sa Departamento, CFO, o Pag-apruba sa Designee gikinahanglan alang sa hangyo sa pagpalit.
4. Taliwala sa $17,500 ug ang Threshold sa Bid sa Kolehiyo - Dili Patas ug Bukas nga Proseso
   1. Sumala sa NJSA 18A: 64A-25.19, ang labing gamay nga duha (2) nga mga kinutlo, kung mahimo, kinahanglan pangayoon sa wala pa ang award sa pagpalit. Ang award sa kontrata himuon base sa labing ubos nga responsable nga kinutlo nga nadawat nga labing mapuslanon sa Kolehiyo, presyo ug uban pang mga hinungdan nga gikonsiderar. Kung ang award wala gihimo sa vendor nga naghatag sa labing ubos nga kinutlo, usa ka pahayag sa pagpasabut sa mga hinungdan busa ibutang sa file sa ingon nga pagpalit. Matag pagpraktis sa Kolehiyo, tulo (3) ka kinutlo ang kinahanglan makuha kung mahimo.
   2. Ang usa ka Business Entity Disclosure Certification (BEDC) gikinahanglan sa paghatag og kontrata ngadto sa mga vendors kung ang usa ka Non-Fair and Open Process gisunod. Ang Colleague ug ang Bonfire nga mga sistema sa pagdumala sa kontrata magtipig sa tanang BEDC.
   3. Usa ka Board of Trustees Resolution sa award ang gikinahanglan alang sa tanang pagpalit ubos sa bid threshold sa College gawas lang kon adunay Board of Trustees nga resolusyon nga nag-aprobar sa awtoridad alang sa contracting agent nga mohatag og mga kontrata hangtod sa bid threshold nga kantidad. Ang Direktor sa Kontrata ug Pagpamalit gihatagan ug awtoridad sa paghatag ug mga kontrata sa bid threshold ($41,600 sa Hulyo 1, 2023). NJSA 18A:64A-25.3 (tan-awa ang dugang katin-awan sa ubos).
   4. Ang mga eksepsiyon alang sa kinahanglanon sa pagpangayo og daghang mga kinutlo parehas sa ibabaw.
   5. Opisina/Ulo sa Unit, Bise Presidente sa Departamento, CFO, o Pag-apruba sa Designee gikinahanglan alang sa hangyo sa pagpalit.
5. Mga Pagpalit nga Mas Ubos sa Bid Threshold sa Kolehiyo - Resolusyon nga Nagtugot sa Direktor sa Mga Kontrata ug Pagpamalit sa Paghatag sa mga Kontrata Ubos sa Bid Threshold
   1. Subay sa NJSA 18A:64A-25.3, ang mga pagpalit, mga kontrata o mga kasabotan alang sa pagbuhat sa bisan unsang trabaho o ang paghatag o pag-hire sa mga materyales o suplay, ang gasto o presyo niini dili molapas sa bid threshold sa kolehiyo, mahimong himoon, negosasyon ug gihatag sa usa ka ahente sa pagkontrata, kung gitugutan sa resolusyon sa Board of Trustees, nga wala’y publiko nga pag-anunsyo alang sa mga bid ug bidding busa. Ang Direktor sa mga Kontrata ug Pagpamalit kinahanglang mosunod sa mga pamaagi sa balaod sa Kontrata sa Kolehiyo sa County sa dihang maghatag ug mga Kontrata. Matag pagpraktis sa Kolehiyo, tulo (3) ka kinutlo ang kinahanglan makuha kung mahimo.
   2. Daghang mga kinutlo ang gikinahanglan nga pangayoon gawas kung adunay exemption. Ang mga exemption alang sa pagpangayo og mga kinutlo parehas sa ibabaw.
   3. Ang Board of Trustees, ug Direktor sa mga Kontrata ug Pag-apruba sa Pagpamalit gikinahanglan alang sa pagpalit nga requisition.
6. Mga Pagpamalit nga Katumbas o Sobra sa Bid Threshold
   1. Ang mga butang nga adunay bili nga labaw pa sa bid threshold sa Kolehiyo kinahanglang i-advertise sa publiko ug i-bid gawas kon exempted ubos sa 18A:64A-25.5 o uban pang balaod, ug kinahanglang mosunod sa Play-to-Play Policy 6.4. Ang Direktor sa Mga Kontrata ug Pagpamalit mag-andam sa mga detalye sa bid o usa ka hangyo alang sa mga sugyot, kung mahimo, kauban ang Direktor sa Departamento ug/o CFO o gipili. Ang mga pagpalit nga wala’y bayad sa bid (wala’y labot ang mga propesyonal nga serbisyo) nanginahanglan gihapon nga mangayo daghang mga kinutlo subay sa NJSA 18A: 64A-25.5.
   2. Ang listahan sa mga eksepsiyon sa public bidding nahimutang sa NJSA 18A:64A-25.5. ug naglakip sa mosunod:
      1. Propesyonal nga serbisyo;
      2. Extraordinary Unspecifiable Services (“EUS”) ug mga produkto nga dili makatarunganon nga mahulagway pinaagi sa sinulat nga mga detalye, bisan pa niana, ubos sa mga pamaagi nga nahiuyon sa public bidding kon mahimo;
      3. Mga materyales o mga suplay nga dili makuha gikan sa labaw sa usa ka vendor, lakip, nga walay limitasyon, mga materyales o mga suplay nga patented o copyrighted;
      4. Trabaho nga gihimo sa mga empleyado sa HCCC;
      5. Pag-imprenta sa legal nga mga pahibalo ug mga dokumento nga gigamit sa legal nga mga proseso;
      6. Mga libro, materyales sa librarya, ug espesyal nga serbisyo sa librarya;
      7. Mga suplay ug serbisyo sa pagkaon lakip ang mga suplay sa pagkaon ug mga kontrata sa pagdumala alang sa mga sentro sa estudyante, mga lawak-kan-anan ug mga cafeteria;
      8. Mga serbisyo nga gihimo sa usa ka public utility nga ubos sa hurisdiksyon sa Board of Public Utilities (BPU), subay sa mga taripa ug mga iskedyul sa mga bayronon nga giaprobahan sa BPU;
      9. Serbisyo sa pag-ayo sa kagamitan kon sa kinaiyahan sa usa ka EUS, lakip ang gikinahanglan nga mga piyesa;
      10. Espesyalista nga makinarya o kagamitan sa teknikal nga kinaiya nga dili makatarunganon nga magtugot sa pagdrowing sa mga detalye, ug ang pagpalit niini, nga walay pag-anunsyo alang sa interes sa publiko;
      11. Insurance, lakip na ang coverage ug mga serbisyo sa pagkonsulta, nga mapalit sumala sa mga kinahanglanon alang sa usa ka EUS;
      12. Pagmantala sa legal nga mga pahibalo sa mga mantalaan, sumala sa gikinahanglan sa balaod;
      13. Pag-angkon sa mga artifact o uban pang mga butang nga adunay talagsaon nga intrinsic, artistic o makasaysayanon nga kinaiya;
      14. Pagkolekta sa mga kantidad tungod sa mga pautang sa estudyante, lakip ang walay limitasyon nga Federal Student Loan;
      15. Mga serbisyo sa pagkonsulta sa propesyonal;
      16. Kalingawan, lakip ang walay limitasyon nga mga presentasyon sa teatro, banda ug uban pang mga konsyerto, mga salida ug uban pang audiovisual nga mga produksiyon;
      17. Ang mga kontrata gamit ang mga pondo nga gihimo sa mga kalihokan sa estudyante nga bayranan nga gisingil o gipataas sa mga estudyante, dili sa ilawom sa direktang kontrol sa kolehiyo ug gigasto sa mga organisasyon sa estudyante;
      18. Pag-imprenta, lakip ang walay limitasyon, mga katalogo, yearbook ug mga pahibalo sa kurso;
      19. Paghatag ug mga butang o serbisyo para sa paggamit, pagsuporta o pagmentinar sa proprietary computer hardware, software peripheral ug system development para sa hardware;
      20. Pagrekrut sa mga kawani ug pag-anunsyo, lakip ang wala’y limitasyon nga pag-advertise nga nangita sa pagpalista sa estudyante;
      21. Mga suplay sa pang-edukasyon, libro, sinina, ug uban pa nga gipalit sa tindahan sa libro sa kolehiyo sa county, o sa usa ka kompanya sa serbisyo o pagdumala ubos sa kontrata sa kolehiyo sa county sa pag-operate sa tindahan sa libro sa kolehiyo sa county;
      22. Pagpalit o pag-abang sa graduation caps ug gowns ug award certificates o plaques;
      23. Mga gasto sa pagbiyahe o mga komperensya;
      24. Mga butang nga mabatonan gikan sa mga tigbaligya sa mga gasto ubos sa presyo sa kontrata sa Estado para sa samang produkto o serbisyo, nga makatagbo o milapas sa mga termino o kondisyon sa kontrata sa Estado;
      25. Mga pagpalit nga gihimo o gisulod sa Estados Unidos, Estado sa New Jersey, usa ka lalawigan o munisipyo o bisan unsang board, lawas, o opisyal, ahensya o awtoridad o bisan unsang ubang estado o subdibisyon niini.
   3. Ang dugang nga mga eksepsiyon sa public bidding naglakip sa paggamit sa State Contracts (NJSA 18A:64A-25.9), Joint Purchasing sa ubang mga kolehiyo sa county, munisipyo o county diin nahimutang ang kolehiyo sa county, mga institusyon sa mas taas nga pagkat-on, o ubang mga yunit sa gobyerno subay sa ang Local Public Contracts Law (NJSA 18A: 64A-25.10), mga sistema sa pagpresyo sa kooperatiba nga gitukod ubos sa mga balaod sa New Jersey (NJSA 18A: 64A-25.11a (a)), ug giila sa nasud ug gidawat nga mga kasabutan sa pagpalit sa kooperatiba (NJSA 18A: 64A-25.11a (b)).
   4. Ang usa ka Makatarunganon ug Bukas nga Proseso alang sa mga pagpalit nga wala’y bayad sa bid kinahanglan nga konsiderahon aron malikayan ang panginahanglan nga makakuha usa ka Sertipiko sa Pagpadayag sa Business Entity.
   5. Ang mga ikatulo nga partido nga nagsulat o nagtabang sa pag-andam sa mga detalye sa pag-bid o paghangyo alang sa mga sugyot dili takos sa pag-bid o pagsumite usa ka proposal para sa parehas nga kontrata.
   6. Ang paghatag og kontrata gikan sa publiko nga nagkinahanglan og public advertisement alang sa mga bids ihatag sa Board of Trustees ngadto sa labing ubos nga responsableng bidder. NJSA 18A:64A-25.19.
   7. Propesyonal nga Serbisyo:
      1. Sumala sa NJSA 18A: 64A-25.5 (a) (1), ang mga kontrata kansang hilisgutan naglangkob sa propesyonal nga mga serbisyo wala'y labot sa public bidding.
      2. Sumala sa NJSA 18A: 64A-25.19, daghang mga kinutlo ang wala gikinahanglan alang sa propesyonal nga mga kontrata sa serbisyo.
      3. Ang usa ka BEDC dili kinahanglan kung ang usa ka patas-ug-bukas nga proseso gigamit aron makakuha usa ka propesyonal nga kontrata sa serbisyo.
      4. Ang Propesyonal nga mga Serbisyo gihubit isip "mga serbisyo nga gihatag o gihimo sa usa ka tawo nga gitugutan sa balaod nga magpraktis sa usa ka giila nga propesyon ug kansang praktis gikontrol sa balaod ug ang paghimo niini nga mga serbisyo nanginahanglan kahibalo sa usa ka advanced nga tipo sa usa ka natad sa pagkat-on nga nakuha sa usa ka dugay nga pormal. kurso sa espesyal nga instruksyon ug pagtuon nga lahi gikan sa kinatibuk-ang pagtudlo sa akademiko, apprenticeship o pagbansay. Ang mga propesyonal nga serbisyo nagpasabut usab nga mga serbisyo nga gihatag sa paghimo sa trabaho nga orihinal ug mamugnaon sa kinaiya sa usa ka giila nga natad sa artistikong paningkamot.
   8. Pang-emerhensya nga Pagpalit:
      1. Sumala sa NJSA 18A: 64A-25.6, ang bisan unsang pagpalit mahimong himoon, negosasyon o ihatag sa Kolehiyo nga walay publikong pag-anunsiyo alang sa mga bid, kung ang usa ka emerhensya nga makaapekto sa panglawas, kaluwasan o kaayohan sa mga nagpuyo sa propiedad sa kolehiyo nagkinahanglan sa diha-diha nga paghatod sa mga materyales. o mga suplay o ang pagbuhat sa trabaho.
      2. Ang usa ka sinulat nga hangyo alang sa pagpalit, sa empleyado nga nagdumala sa bilding, pasilidad o kagamitan kung diin nahitabo ang emerhensya, kinahanglan ipasaka sa Direktor sa Mga Kontrata ug Pagpamalit, nga naghulagway sa kinaiyahan sa emerhensya, ang oras sa pagkahitabo niini, ug ang kinahanglan alang sa paggamit sa eksepsiyon sa pagpalit sa emerhensya. Ang Presidente ug ang Direktor sa Pagkontrata ug Pagpamalit gitugotan sa paghatag ug kontrata alang sa pagpalit kung ang Direktor matagbaw nga adunay emerhensya.
      3. Sa paghatag sa trabaho, mga materyales o mga suplay, ang kontraktor adunay katungod nga mabayran busa ug ang Kolehiyo obligado sa pagbayad.
      4. Dili kinahanglan ang daghang mga kinutlo alang sa mga pagpalit sa emerhensya.
   9. Opisina/Ulo sa Unit, Bise Presidente sa Departamento, CFO, o Pag-apruba sa Designee gikinahanglan alang sa hangyo sa pagpalit.
7. Pagpatuman sa mga Kontrata
   1. Ang tanan nga mga kontrata ipasa ngadto sa Direktor sa Mga Kontrata ug Pagpamalit alang sa pagrepaso kauban ang Legal nga Tambag sa Kolehiyo. Ang mga kontrata kay girepaso sa CFO ug ipasa ngadto sa Presidente o sa iyang tinudlo alang sa pirma.
   2. Ang mga Opisina / Unit Heads dili awtorisado sa pagpatuman sa mga kontrata.
   3. Ang Direktor sa Mga Kontrata ug Pagpamalit mahimong mopatuman sa mga kontrata nga ubos sa awtoridad sa Direktor nga gi-isyu sa Board of Trustees (mga kontrata ubos sa bid threshold).
   4. Ang Presidente, Chief Financial Officer, ug/o Director of Contracts and Procurement approval gikinahanglan para sa purchase requisition.
8. Kagamitan sa Kompyuter – Hardware ug Software
   1. Ang CIO makigtambayayong sa Direktor sa Mga Kontrata ug Pagpamalit aron makuha ang tanan nga mga hangyo sa kagamitan sa ITS alang sa Kolehiyo.
   2. Usa ka Equipment Justification Form kinahanglan makompleto ug awtorisado sa tanang partido. Sa pag-aprobar sa porma sa katarungan, ang Departamento kinahanglan nga mokompleto sa usa ka requisition.
   3. Ang order sa pagpalit ipagawas kung maaprobahan ang hangyo ug ipasa sa vendor.
   4. Ang departamento sa IT makadawat, i-configure ug i-install ang kagamitan.
   5. Ang Bise Presidente sa Dibisyon, CFO, CIO, ug/o Direktor sa Mga Kontrata ug Pag-apruba sa Pagpamalit gikinahanglan alang sa pagpangayo sa pagpalit.
9. Kalainan sa Tagahatag
   1. Advertisement for Bids and Request for Proposals (“RFP”)
      1. Ang departamento sa pagpalit nag-anunsyo sa mga bid ug paghangyo alang sa mga sugyot sa website sa Kolehiyo para sa tanan nga lokal ug lainlain nga negosyo sa patas ug bukas nga proseso sa pag-bid.
      2. Mga alerto sa pagpalit sa mga negosyo nga gipanag-iya sa mga babaye (WBE), mga negosyo nga gipanag-iya sa Minorya (MBE), mga negosyo nga gipanag-iya sa mga beterano (VBE o VOSB), mga negosyo nga gipanag-iya sa mga indibiduwal nga adunay kakulangan sa ekonomiya (DBE), ug mga negosyo nga gipanag-iya sa mga indibidwal nga LGBT (LGBTBE) kung ang mga bid magamit aron masiguro ang lainlaing mga pagsumite.
      3. Pagrepaso sa mga bid aron masiguro nga ang mga detalye para sa mga tawo nga adunay mga kakulangan natuman.
      4. Susiha kung ang gisumite nga mga vendor magamit sa usa ka grupo sa Supplier Diversity.
   2. Pag-apil sa Diversity Group
      1. Nag-una sa nagkalain-laing mga vendor nga gipamatud-an sa mga Kontrata sa Estado ug mga Kooperatiba.
      2. Ang Direktor o Mga Kontrata ug Pagpamalit nalambigit sa daghang mga grupo sa pagkalainlain, ingon man sa hiniusang mga grupo sa pagpalit, aron makakuha og kasayuran sa lainlaing mga kompanya sa lainlaing mga etniko aron mabag-o ang gahum sa pagpalit.
      3. Ipadayon ang pagkamiyembro sa New York/New Jersey Minority Supplier Diversity Council, nga naghatag og mga listahan sa mga certified Minority Supplier.
      4. Nahimamat ang mga vendor pinaagi sa pagtambong sa lainlaing mga komperensya, seminar, ug mga workshop nga nagpunting sa pagkalainlain sa supplier, kauban ang departamento sa Diversity Equity and Inclusion, ang Hudson County, Jersey City, ug mga organisasyon sa State Diversity.

Giaprobahan: Marso 2022
Giaprobahan ni: Gabinete
Kategorya: Pagpalit
Subcategory: Pagpamalit
Gi-iskedyul alang sa Pagrepaso: Marso 2024
Responsable nga Departamento: Panalapi

Balik sa Policies and Procedures