Accounting - Pamaagi sa Accounts Payable

 

Pamaagi sa Departamento sa Accounting sa Accounts Payable

I. Pasiuna

Kini nga pamaagi gihimo aron masiguro ang seguridad sa mga pundo sa Kolehiyo, ang negosyo gihimo sumala sa mga prinsipyo sa pagkamay-tulubagon, pagkakompleto, pagka-panahon, ug katukma. Gigiyahan niini nga mga prinsipyo, ang HCCC naningkamot sa 1) paghimo sa tukma sa panahon nga pagbayad sa angay nga mga invoice sa episyente nga paagi; ug 2) i-report ang mga outstanding liabilities subay sa GAAP. Dugang pa, gilauman sa Kolehiyo nga ang tanan nga mga miyembro sa komunidad ug ang tanan nga mga vendor nga nagdumala sa negosyo sa Kolehiyo nga sundon kini nga palisiya. 

Ang mga pamaagi sa ubos adunay kalabotan sa pagbayad sa mga vendor lamang. Para sa dugang nga mga pamaagi nga may kalabutan sa mosunod nga mga kategoriya, palihog tan-awa ang: 

    1. Mga Pamaagi sa Pagbayad sa Pagbiyahe ug Negosyo
    2. Mga Pamaagi sa Stipend
    3. Pag-uli sa Mga Pamaagi sa Account sa Estudyante

II. Entites nga Naapektuhan Niini nga mga Pamaagi

Ang mga pamaagi sa ubos makaapekto sa tanang departamento ug opisina sa Hudson County Community College.

III. Mga kahulugan

Pagbayad sa mga Account mao ang usa ka matang sa mubo nga termino nga utang nga kasagaran nagrepresentar sa kantidad nga nautang sa usa ka organisasyon ngadto sa iyang mga suppliers o vendors alang sa mga butang ug mga serbisyo nga gipalit sa credit. Ang Kolehiyo adunay mga obligasyon sa mga suppliers ug vendors sa pagpalit sa mga butang ug mga serbisyo nga gigamit sa ordinaryo nga dagan sa negosyo. Ang Accounts Payable Department (“AP Department”) maoy responsable sa pag-audit ug pagproseso sa mga invoice ug pag-verify sa mga invoice alang sa Kolehiyo.

Ang Departamento sa AP naghimo sa mosunod nga mga katungdanan nga nalangkit niini nga tumong:

    1. Resibo sa invoice
    2. Electronic nga pagbayad
    3. Pag-monitor sa mga kredito sa vendor
    4. Pagdumala sa mga pangutana sa pagbayad gikan sa mga vendor ug sa komunidad sa Kolehiyo
    5. Pagdumala sa pagpares sa dokumento
    6. Pagproseso sa mga pagbayad
    7. Interface sa sistema sa accounting
    8. Pag-archive sa mga dokumento ug kasaysayan sa pagbayad

Pagkamay-tulubagon – Ang Departamento sa AP nagsiguro nga ang tanan nga mga gipamalit angay nga awtorisado sa wala pa ang pagbayad sa mga bayad, nga ang mga invoice gibayran kausa lang, ug nga ang mga kabtangan sa Kolehiyo gipanalipdan gikan sa pagpanglimbong. Dugang pa, gisiguro sa Departamento sa AP nga ang mga transaksyon husto nga nadokumento alang sa mga katuyoan sa pag-audit.

katukma – Aron sa hustong pagtaho sa mga outstanding liabilities ug gasto sa Kolehiyo, ang Departamento sa AP nagrekord sa datos sa tigbaligya sa proseso sa voucher ug mga account sa kinatibuk-ang ledger.

Mga Transaksyon sa E-CHECKS – Electronic pinansyal nga pagbayad nga gihimo ngadto sa mga empleyado sa baylo sa usa ka tseke.

Pagsusi sa Badyet –Ang pamaagi diin ang Departamento nagsiguro nga ang pinansyal nga mga pasalig ug gasto sa Kolehiyo dili molapas sa ilang tagsa-tagsa ka mga badyet.

Pagkompleto - Piho, kinahanglan nga kasayuran bahin sa tanan nga gikasabutan nga mga butang nga gihatag ug mga serbisyo nga gihimo aron tugutan ang pagbayad. Kini kinahanglan nga maglakip sa mosunod nga impormasyon:

    1. Numero ug petsa sa invoice.
    2. Numero sa pagpalit sa order.
    3. Ngalan sa vendor, adres ug uban pang may kalabotan nga impormasyon sa pagkontak.
    4. "Bill To" ug "Ship To" nga mga adres.
    5. (mga) petsa sa paghatod sa mga butang o serbisyo.
    6. Usa ka detalyado nga paghulagway sa mga butang nga gipalit o sa mga serbisyo nga gihimo, ug ang lokasyon diin ang mga butang gihatud o ang mga serbisyo nga gihatag.

Purchase Order (PO) – Ang Purchase Order usa ka dokumento nga gi-isyu sa Kolehiyo ngadto sa vendor nga nagpakita sa mga tipo, gidaghanon ug gikasabutan nga mga presyo sa mga produkto ug/o serbisyo nga ihatag sa vendor.

Timeliness – Mga gasto nga gitaho alang sa mga butang ug mga serbisyo sa panahon nga gihatag, sa pagbayad sa giaprobahan nga mga invoice sa tukma sa panahon nga paagi (Net 30), ug sa pagpahimulos sa bisan unsa nga magamit nga mga diskwento sa vendor. Tungod niini nga mga hinungdan, ang tukma sa panahon nga pagpresentar sa usa ka kompleto nga invoice sa Departamento sa AP kritikal. Ang mga vendor kinahanglan nga idirekta nga ipadala ang tanan nga mga invoice direkta sa AP Department ug dili sa kontak sa campus. Ang tukma sa panahon nga sertipikasyon sa resibo sa nakadawat nga departamento sa Kolehiyo ngadto sa AP Departamento kritikal sa proseso sa pagtugot sa AP Department sa paghimo sa tukma sa panahon nga pagbayad ngadto sa mga vendor.

Pag-voucher - Ang internal nga katuyoan sa pagbayad sa usa ka vendor. Ang voucher usa ka dokumento nga gihimo sa Kolehiyo ug gi-isyu sa usa ka vendor pagkahuman nadawat ang invoice ug gipares sa usa ka order sa pagpalit ug pagdawat mga dokumento. Ang giaprobahan nga mga voucher, kung maproseso, mahimong mga tseke o bayad sa E-CHECK.

IV. Mga Pamaagi sa Polisiya

Ang mga pamaagi sa ubos ipatuman aron masunod ang polisiya sa Accounts Payable sa Kolehiyo ug masiguro nga husto ang mga kantidad sa accounts payable; narekord sa husto, tukma, ug episyente; giproseso kausa lamang; ug tukma nga gidokumento sa pinansyal nga mga pahayag. Aron maproseso ang mga bayad, ang tanan nga mga invoice kinahanglan aprobahan ubos sa mga pamaagi sa Kolehiyo. Ang Accounts Payable Department kinahanglang mosunod sa mosunod nga mga pamaagi:

1. Ang mga vendor kinahanglang masulod sa Colleague Portal System. 

2. Ang mga vendor dili mabayran gawas kon ang usa ka kompleto nga W-9 gisulod sa Colleague Portal System, ug ang usa ka resolusyon giaprobahan sa Board (kon gikinahanglan).

3. Ang mga invoice nga nadawat sa Departamento sa AP kinahanglan mamarkahan sa petsa.

4. Ang mga invoice kinahanglang direktang isumite sa Departamento sa AP. Kung ang usa ka invoice ipadala direkta ngadto sa nakadawat nga departamento, ang responsibilidad sa departamento mao ang pagpasa sa invoice ngadto sa AP Department diha-diha dayon human sa pagrepaso ug pag-ila nga ang mga butang gihatod ingon nga girepresentahan sa vendor, ug nga ang mga serbisyo sa invoice nahimo na. Kini makapasayon ​​​​sa pagbayad sulod sa mga termino ug makapakunhod sa risgo sa nasaypan, nawala o gihuptan nga mga invoice nga hinungdan sa mga paglangan sa husto nga accounting, ug paglikay sa mas taas nga gasto sa College. Ang mga invoice kinahanglan dili tipigan sa mga opisina sa departamento. 

5. Ang mga awtorisado nga kawani sa AP Departamento lamang ang mahimong maka-log in sa Colleague Portal System ug magproseso sa mga invoice. 

6. Ang mga account payable voucher kinahanglang suportahan sa orihinal nga invoice, gitugutan sa College nga order sa pagpalit ug dokumentado nga resibo sa mga butang ug serbisyo. Ang purchase order ug ang nadawat nga datos isulod sa Colleague sa mga empleyado sa HCCC. 

7. Ang invoice kinahanglan adunay usa ka detalyado nga paghulagway sa mga serbisyo nga gihatag o mga butang nga gihatag, ang (mga) petsa sa paghatud sa mga butang o serbisyo, ug ang lokasyon sa HCCC kung diin gihatag ang mga serbisyo o mga produkto nga gihatag. Ang pagbayad sa mga invoice nga kulang sa igong impormasyon mahimong malangan hangtod ang tanang gikinahanglang impormasyon mahatag. 

8. Kung ang invoice alang sa usa ka partial nga bayad, ang vendor kinahanglan nga tin-aw nga magpakita sa kahikayan sa invoice o kontrata. Sa niini nga mga sitwasyon, ang vendor gikinahanglan sa paghatag sa sama nga lebel sa dokumentasyon, sama sa gihulagway sa IV.7 sa ibabaw. 

9. Ang mga numero sa invoice gisulod sa Colleague Portal System sama sa gihatag sa vendor. Ang pagbag-o sa numero sa invoice mahimong mosangpot sa doble nga pagproseso. Ang pagbag-o hugot nga gidili gawas kung gitugot sa Departamento sa AP.

10. Ang pagsulod sa impormasyon sa invoice kompleto, tukma ug balido.

11. Ang tanang mga butang ug serbisyo kinahanglang madawat sa Colleague Portal System sa departamento. Para sa mga serbisyo ug mga butang nga direktang gipadala sa departamento sa pag-order, ang responsibilidad sa departamento sa pag-order mao ang pagpahibalo sa Departamento sa AP nga ang mga serbisyo o mga butang maayo nga nadawat ug gidawat sa sistema alang sa proseso sa pagbayad. 

12. Ang mga kalainan tali sa order sa pagpalit ug sa invoice kinahanglang i-flag, usisahon ug husayon ​​sa dili pa ang pagproseso sa mga bayad. Ang mga kalainan naglakip, apan dili limitado sa, lahi nga ngalan sa vendor, kalainan sa gidaghanon o kalainan sa dolyar. 

13. Ang buhis sa pagpamaligya kinahanglan dili iapil sa bisan unsang invoice tungod kay ang Kolehiyo usa ka entidad nga wala’y buhis. Ang Departamento sa AP mohatag og dokumentasyon sa vendor aron suportahan ang tax-exempt status, lakip ang sales tax exemption number ug certificate, kon gikinahanglan. 

14. Ang tanan nga pagpalit sa kapital nga mga kabtangan giproseso sa Departamento sa AP. 

15. Ang Departamento sa AP mopadala sa tanang aprobadong bayad ngadto sa adres sa rekord. Ang bisan unsang mga pagbayad nga naglambigit sa espesyal nga pagdumala, sama sa mga pagpadala sa gabii o personal nga pagkuha, nanginahanglan pag-apruba. Ang paggamit sa tibuok gabii nga pagpadala ug pagdali sa pagproseso sa mga pagbayad limitado sa mga sitwasyon sa emerhensya. 

16. Ang Departamento sa AP nagproseso sa mga tseke ug nagbayad kaduha matag semana. Ang mga bayad sa AP Department Check ug E-CHECK giproseso sa mga alternatibong adlaw. 

17. Ang mga Pag-uli sa Estudyante giproseso sa Opisina sa Bursar, ug ang mga tseke gi-isyu pinaagi sa AP Department kausa sa usa ka semana.

18. Ang Check Request nga bayad, ingon sa mosunod, kinahanglan gamiton kung ang ubang mga porma sa pagbayad (pananglitan, purchase order ug petty cash voucher) dili magamit. Ang bisan unsang order alang sa pagpalit sa mga butang kinahanglan nga iproseso sa Departamento sa Pagpamalit.   

19. Ang nawala, doble ug taas nga outstanding nga mga tseke kinahanglang imbestigahan sa dili pa mag-isyu og laing tseke. Ang Opisyal sa Departamento sa AP moproseso sa tanang mga pag-adjust sa tseke sa Sistema sa Kauban human makompleto ang tanang imbestigasyon.

20. Ang positibo nga datos sa suweldo ipadala sa bangko pagkahuman sa matag batch sa pagbayad sa tseke.

21. Ang bisan unsang mga pangutana bahin sa kini nga palisiya kinahanglan idirekta sa Opisyal sa Departamento sa AP. Ang mga pangutana mahimong ipadala sa elektronik nga paagi sa Accounts Payable sa apFREEHUDSONCOUNTYCOMMUNITYCOLLEGE. Sa laing bahin, ang AP Department Officer mahimong makontak sa (201) 360-4055.

Giaprobahan sa Gabinete: Hulyo 2021
May Kalabutan nga Board Policy: Accounting, Accounts Payable

Balik sa Policies and Procedures