Accounting - Pamaagi sa Fixed Assets

Pamaagi sa Departamento sa Accounting sa Fixed Asset

I. Pasiuna

Ang katuyoan niini nga dokumento mao ang pagtakda sa Hudson County Community College's Procedures and Guidelines kalabot sa Fixed Asset Policy sa College, lakip ang pagsunod sa mga kinahanglanon sa Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) nga mga lagda ug ang Governmental Accounting Standards Board, ang tinubdan sa GAAP . Kini gituyo usab sa pagtabang sa pagdumala alang sa katuyoan sa pagmintinar sa tukma nga mga rekord sa fixed assets. 
Ang Kolehiyo nag-andam sa mga pinansyal nga pahayag subay sa mga lagda sa GAAP. Dugang pa, ang mga regulasyon sa gobyerno nanginahanglan sa Kolehiyo sa pagrekord ug pagpadayon sa mga rekord sa mga kabtangan lakip ang gasto sa pag-angkon, pag-depreciation ug paglabay sa mga fixed assets. Ang tanan nga mga kabtangan nga nakab-ot ang kinahanglanon sa mga fixed assets pagaisipon nga long term asset ug pagatagdon sama sa mga lagda sa GAAP.

II. Mga tumong

1. Aron pagtuman sa GAAP ug sa tanang kinahanglanon sa gobyerno mahitungod sa pagrekord ug pagtambal sa mga fixed assets.
2. Paghatag ug saktong rekord sa mga fixed asset sa Kolehiyo ug pag-establisar sa mga depinisyon, pamaagi sa valuation sa fixed assets, mapuslanong kinabuhi ug pamaagi sa depreciation.
3. Aron masiguro nga ang mga rekord limitado sa awtorisado nga mga personahe ug ang tanan nga mga transaksyon nga may kalabutan sa fixed assets lakip na ang pagpalit, paglabay ug depreciation giaprobahan sa mga delegado nga awtoridad.

III. Kahulugan sa Fixed/Capital Asset

Mga kabtangan nga nakuha alang sa adlaw-adlaw nga operasyon sa Kolehiyo ug diin ang Kolehiyo makakuha mga benepisyo gikan sa usa ka yugto sa labing menos usa ka tuig sa panalapi. Ang mga asset nga gipalit para ibaligya dili isipon nga fixed assets, sama sa imbentaryo. 

Ang Fixed/Capital Assets mahimong maklasipikar sa duha ka kategorya:

1. Mahikap nga mga Asset
2. Dili Mahikap nga Mga Asset

A. TANGIBLE ASSETS 

Ang Tangible Assets mao ang mga kabtangan nga adunay pisikal nga substansiya, nagpasabut nga mga kabtangan nga mahimong mahikap ug mabati. 
Ubos sa GAAP, ang fixed (mahikap) nga mga kabtangan adunay tulo ka nag-unang mga kinaiya:
       1. Gikuha ug gihuptan aron gamiton sa mga operasyon, (pananglitan, wala gibaligya);
       2. Long-term sa kinaiyahan (labaw sa 1 ka tuig); ug
       3. Pagbaton ug pisikal nga substansiya.

Ang Tangible Assets sa Kolehiyo naglakip sa mosunod, nga mahimong usbon matag karon ug unya:
       1. Yuta 
       2. Mga Bilding ug Pag-uswag
       3. Mga Pag-uswag sa Leasehold
       4. Kagamitan
       5. Libro sa Librarya 
       6. Nagpadayon ang Pagtukod

1) YUTA 
Ubos sa GAAP, ang Yuta gihubit ingong ang nawong sa yuta, nga mahimong gamiton sa pagsuportar sa usa ka estraktura o sa pagpatubo sa sagbot ug mga kahoy. Ang yuta adunay dili tino nga gitas-on sa kinabuhi. Sa ingon dili kini depreciable ubos sa mga lagda sa GAAP. Ang mga galastohan nga gihimo aron makaangkon og yuta giisip nga bahin sa gasto niini. Ang mosunod nga mga galastohan mahimong iapil sa pagtino sa gasto sa yuta: 

a) Presyo sa pagpalit (patas nga bili sa merkado kon idonar)
b) Bisan unsang mga Komisyon nga gibayad
c) Bisan unsang bayad sa propesyonal nga gibayad, lakip, nga wala’y limitasyon, bayad sa ligal, bayad sa Surveyor, bayad sa arkitekto ug pagpangita sa titulo
d) Mga kantidad nga gibayad alang sa pagtangtang sa bisan unsang konstruksyon gikan sa yuta (ang salvage value para sa maong demolisyon kinahanglang ibawas), paghawan sa yuta
e) Nakuha o wala mabayri nga mga buhis hangtod sa petsa sa pag-angkon

2) MGA BUILDING UG MGA PAG-AMPO 

Ang bilding gihubit nga permanente nga istruktura, nga gilakip sa yuta, nga adunay atop ug gilibutan sa mga dingding. Ang mosunod nga mga gasto gikonsiderar sa pagtino sa gasto sa usa ka bilding:

a) Presyo sa pagpalit (patas nga bili sa merkado kon idonar)
b) Mga gasto sa paghimo sa bilding nga andam nga gamiton alang sa katuyoan nga nakuha
c) Gasto sa pagtukod
d) Propesyonal nga bayronon nga gibayad, lakip, walay limitasyon, komisyon sa pagpamaligya, bayronon sa brokerage, bayronon sa inspeksyon, permiso sa pagtukod, bayronon sa legal, bayronon sa arkitektura, bayranan sa engineering, ug uban pa.

Ang Pagpauswag sa Pagtukod gihubit isip usa ka kapital nga panghitabo nga nagpauswag sa mapuslanon nga kinabuhi sa usa ka bilding, bili sa usa ka bilding, o pareho. Pananglitan, ang pagkakabig sa usa ka basement o attic ngadto sa usa ka opisina, pag-upgrade sa mga bungbong o salog, sulod o gawas nga pag-ayo, ug uban pa.

Ang tanan nga gasto nga nahimo sa pagpaayo sa bilding giisip nga gasto sa pagpaayo.

Ang mga gasto sa Maintenance sa Pagtukod mao ang mga gasto nga nagtugot sa usa ka asset nga magpadayon sa paggamit sa panahon sa orihinal nga mapuslanon nga kinabuhi niini. Pananglitan, ang pag-ayo sa bilding o sa mga sistema niini (plumbing, pagpainit, HVAC, paglimpyo, pagkontrol sa peste ug uban pa). Kini nga mga gasto gikonsiderar nga gasto sa pagmentinar sa pagtukod ug gitratar isip mga galastohan ubos sa GAAP, ug dili i-capitalize. Kinahanglang itala kini isip mga gasto sa pag-ayo ug pagmentinar. Kinahanglang hatagan og pagtagad kung kini nga mga gasto kinahanglan ba nga isipon nga gasto sa pagpadayon sa pagtukod kumpara sa mga gasto sa pagpaayo sa pagtukod. 

3) MGA PAG-AMPO SA LEASEHOLD 

Ang mga pagpaayo sa pag-abang gihubit isip mga pagpaayo nga gihimo sa giabangan nga kabtangan nga kinahanglan ibalik sa nagpaabang sa panahon nga matapos ang pag-abang. Ang mapuslanon nga kinabuhi sa ingon nga pag-uswag mao ang gibanabana nga kinabuhi sa serbisyo o ang nahabilin nga termino sa pag-arkila, kung asa ang mas mubo.

4) KAGAMITAN

Ang kagamitan mao ang mahikap nga mga kabtangan nga gamiton alang sa mga operasyon. Ang tanan nga gasto nga nalangkit sa pagbutang sa mga ekipo sa usa ka kondisyon nga andam na gamiton kinahanglan ilakip sa kantidad sa asset. Ang mosunod nga mga galastuhan gikonsiderar sa pagtino sa gasto sa mga ekipo: 

a) Presyo sa kontrata o invoice
b) Gibayran ang mga katungdanan 
c) Mga gasto sa kargamento
d) Mga bayranan sa pag-instalar
e) Mga bayranan sa insurance alang sa pagbiyahe 
f) Mga bayranan nga gibayad alang sa pagsulay ug pag-andam alang sa paggamit

Ang listahan sa mga kagamitan sa Kolehiyo naglakip sa mosunod nga mga butang, nga mahimong usbon matag karon ug unya:
    
a) Mga kompyuter
b) Mga tig-imprinta
c) Mga telepono
d) Mga muwebles sa opisina
e) Mga air conditioner
f) Mga Projector
g) Mga gamit sa kusina
h) Mga refrigerator
i) Mga panghugas sa plato
j) Software (gipanag-iya lamang)

5) NAGPADAYON NGA KONSTRUKSYON (CIP)

Ang usa ka asset sa CIP gipabilhan ingon nga ang gasto sa pagtrabaho sa pagtukod nagsugod apan wala pa nahuman. Alang sa CIP assets, ang depreciation wala matala hangtod ang asset gibutang sa serbisyo. Kung mahuman na ang konstruksyon, ang usa ka asset sa CIP maklasipikar isip usa ka fixed asset ubos sa angay nga ulohan (pananglitan, building, building improvement, land improvement) uban sa tanang gasto nga nalangkit sa CIP hangtod sa petsa sa pagbalhin ngadto sa fixed assets. Sa higayon nga kini ma-categorize isip usa ka fixed asset, ang depreciation maihap (note: ingon sa gitakda sa sayo pa, ang depreciation maihap sa higayon nga ang asset ibutang sa serbisyo).

6) PAGTRANSFER CIP SA FIXED ASSETS

Human mabutang ang usa ka asset sa serbisyo, ang tanang gasto nga nalangkit niini nga gitipigan sa CIP account ibalhin ngadto sa magamit nga fixed asset account. Pananglitan:

B. INTANGIBLE ASSETS 

Ang dili mahikap nga mga kabtangan mao ang mga kabtangan nga wala’y pisikal nga sangkap.

Ang GASB Statement No. 51 naghatag ug giya alang sa accounting ug pinansyal nga pagreport sa dili mahikap nga mga kabtangan ug naglista sa mosunod nga mga kinaiya sa dili mahikap nga mga kabtangan: 

1. Kakulang sa pisikal nga substansiya. 
2. Nonfinancial nga kinaiya (receivables o prepayments dili intangible assets). 
3. Ang inisyal nga mapuslanong kinabuhi molapas sa usa ka panahon sa pagreport. 

C. GASTOS SA PAG-AKUISIYON SA ASSET

Ang mga sumbanan sa GAAP sa kasagaran nagkinahanglan sa mga fixed asset nga irekord sa ilang makasaysayanong gasto, lakip ang tanang normal nga gasto aron madala ang asset ngadto sa usa ka lokasyon ug kondisyon alang sa gituyo nga paggamit niini.

Ang mga gasto sa pag-angkon naglakip sa mga gasto sa pag-instalar, asembliya, kargamento, bodega, insurance, buhis, ug uban pa.

Kung ang usa ka fixed asset wala mapalit, apan nakuha pinaagi sa donasyon, nan ang acquisition cost niini mao ang patas nga market value sa maong asset ug ang tanang direktang gasto nga gihimo kalabot sa pagbutang sa maong asset ngadto sa operasyon alang sa iyang gituyo nga katuyoan.

Sa higayon nga ang bili sa usa ka fixed asset natala, kini dili mausab ubos sa bisan unsa nga mga kahimtang.

Alang sa katuyoan sa pag-capital adunay usa ka matag asset nga indibidwal nga threshold. Bisan pa, kung adunay nagpadayon nga proyekto, ang hiniusa nga kinatibuk-an sa tanan nga mga fixed asset nga nahilambigit sa proyekto kinahanglan nga tagdon alang sa katuyoan sa pagtino sa mga gasto sa capitalization. Ang sukaranan sa gasto sa pag-capital sa Kolehiyo alang sa mga fixed assets mao ang mosunod:

D. PAGKAWAS

Ang depreciation gihubit ingon ang proseso sa accounting sa paggahin sa gasto sa mahikap nga mga kabtangan ngadto sa kasamtangan nga gasto sa usa ka sistematiko ug makatarunganon nga paagi sa mga panahon nga gilauman nga makabenepisyo gikan sa paggamit sa asset. Ang depreciation usa ka occupancy o gasto sa paggamit, ug, busa, kinahanglan magsugod sa bulan pagkahuman sa petsa nga ang asset gibutang sa produksiyon. Mahimo kini kalkulado sa tul-id nga linya nga pamaagi o pagkunhod sa balanse nga pamaagi. Ang Kolehiyo nagsunod sa tul-id nga linya sa depreciation nga pamaagi. Ang mga kabtangan gipaubos sa bili sa ilang gibanabana nga mapuslanon nga kinabuhi.
Ang Kolehiyo sa pagkakaron nagkalkula sa depreciation kada bulan gamit ang straight line depreciation method. Ang mga yugto sa gibanabana nga kinabuhi alang sa konsiderasyon sa pagtino sa pagkunhod sa mga fixed asset sa Kolehiyo mao ang mosunod:

Ang mosunod nga mga kamatuoran gikonsiderar samtang nagkalkula sa depreciation:

1) Petsa sa pagpalit;
2) Kinatibuk-ang gasto sa usa ka asset;
3) Mapuslanon nga kinabuhi sa usa ka asset;
4) Pamaagi sa depreciation (tul-id nga linya); ug
5) Salvage o nahabilin nga kantidad (pagbaligya nga kantidad sa katapusan sa mapuslanon nga kinabuhi sa usa ka asset), kung naa.

Kasagaran, sa katapusan sa mapuslanon nga kinabuhi sa usa ka asset, ang kinatibuk-ang natipon nga depreciation parehas sa kinatibuk-ang gasto sa asset nga giminusan ang bisan unsang kantidad sa salvage.
Pananglitan, hunahunaa nga ang Kolehiyo mipalit sa usa ka fixed asset sa $110,000. Ang mapuslanong kinabuhi sa asset gibanabana nga napulo (10) ka tuig gamit ang straight line method. Sa katapusan sa 10 ka tuig, ang asset adunay salvage value nga $10,000. 

Depreciation kada tuig = (gasto - salvage value)/gibanabana nga kinabuhi
                                      = ($110,000-$10,000)/10
                                      = $100,000/10
                                      = $10,000 kada tuig
Human sa 10 ka tuig, ang kinatibuk-ang depreciation sa asset kay $100,000 (10 ka tuig x $10,000). Sama sa gihisgutan sa ibabaw, ang kinatibuk-ang depreciation katumbas usab sa kinatibuk-ang gasto minus sa salvage value. 
($110,000-$10,000=$100,000).

E. PAGKAWAS SA FIXED ASSETS 

Gisunod sa Kolehiyo ang Statement No. 42 sa GASB nga may kalabutan sa pagkadaot sa fixed assets. Ang Pahayag Num. 42 adunay giya alang sa pagsukod sa mga pagkawala sa pagkadaot sa kapital nga mga kabtangan.
Ang usa ka asset gikonsiderar nga nadaot kung ang kapuslanan niini alang sa serbisyo mikunhod pag-ayo ug wala damha; nga mao, adunay mahitabo nga wala sulod sa normal nga siklo sa kinabuhi sa asset.
Ang epekto sa pagkadaot gikinahanglan nga i-report kung kini mahitabo imbes pinaagi sa usa ka depreciation nga gasto o kung ang asset gilabay.

F. PAGHAPON SA MGA KARANGAN 

Ang paglabay sa usa ka fixed asset mahitabo kung ang usa ka kompanya kinahanglan nga ibaligya ang iyang asset sa bisan unsang rason (bisan ang mapuslanon nga kinabuhi niini natapos o ang pagbayloay sa mga kabtangan). Sa laktud, kini nagbaligya sa usa ka fixed asset.
Ang posible nga mga paagi sa paglabay sa usa ka asset mao ang mosunod:

1) Mahimo kini ibaligya sa ikatulo nga partido
2) Mahimo kining ibaligya isip scrap
3) Mahimo kining idonar
4) Mahimo kini ibaligya sa bisan kinsa nga empleyado sa usa ka organisasyon
5) Mahimo kining ibaligya samtang nagpalit ug bag-ong asset
6) Mahimo kining ibalhin sa laing departamento

Bisan unsa pa ang proseso nga gigamit sa paglabay sa usa ka asset, ang tanan nga paglabay sa asset kinahanglan nga awtorisado sa Controller. Ang gibaligya nga mga kabtangan kinahanglan ibaligya sa kantidad sa merkado sa asset sa panahon sa pagbaligya.
Sa higayon nga madispatsar, ang asset unya mawagtang gikan sa balanse ug ang ganansya/kapildihan marekord gamit ang usa ka journal entry. 
Pananglitan, isipa nga ang usa ka kompanya mipalit ug asset sa $10,000. Sa pagkakaron, ang natigom nga depreciation niini kay $8,000. Gusto sa kompanya nga ilabay ang asset. Ang bili sa merkado sa asset mao ang $3,000. Ang mosunod nga mga entries kinahanglang himoon sa financial statement:

                                 Kung ang bili sa merkado sa asset mao ang $1,500, nan ang mosunod nga entry kinahanglang himoon:

Kung walay ganansya o pagkawala sa pagbaligya sa asset, nagpasabot nga ang bili sa merkado katumbas sa nahabilin nga balanse sa asset ($2000 alang niini nga pananglitan), nan ang mosunod nga entry kinahanglan nga irekord:

Kung ang kompanya nagsulat sa usa ka asset, nagpasabut nga pagkahuman sa mapuslanon nga kinabuhi wala’y kantidad nga salvage, nan ang mosunud nga pagsulod kinahanglan himuon:

Ang nag-unang katuyoan luyo sa paglabay sa mga kabtangan ug pagrekord niini sa tukma nga paagi mao ang pagpresentar sa usa ka limpyo nga balanse sa usa ka organisasyon aron kini magpakita sa aktuwal nga mga kabtangan sa kamot.

G. RESPONSIBILIDAD

Responsibilidad sa tanang kawani sa Kolehiyo ang pagpanalipod sa fixed assets ug pagsiguro nga kini nga mga asset gigamit alang sa ilang awtorisado nga katuyoan lamang ug dili alang sa personal nga paggamit.

Responsable usab ang Controller sa pagsiguro nga ang tanang fixed asset records gimintinar sa saktong paagi, lakip ang pagkonsiderar sa tanang butang nga importante sa panahon sa valuation ug ang kalkulasyon sa depreciation sa fixed assets. Ang rehistro sa asset kinahanglang mamentinar sa tukmang panahon.

Ang mga rekord sa fixed assets kinahanglang ipakaylap ngadto sa tanang mga pangulo sa mga departamento alang sa pagrepaso ug mga rekomendasyon, kon aduna man. Kung adunay bisan unsang gisugyot nga mga pagbag-o, kinahanglan nga pahibal-an ang Controller ug himuon ang angay nga mga pagkorihir.

Ang departamento sa Accounting mao usab ang responsable sa pagmintinar sa tukma nga mga rekord sa mosunod:

1. 1. 1. 1. Petsa sa pagpalit
         2. Petsa sa asset gibutang sa serbisyo
         3. Mga detalye sa tiggama ug tigbaligya
         4. Numero sa modelo (kung naa)
         5. Detalyadong paghulagway sa asset
         6. Lokasyon sa asset
         7. Pagpondo ug mga tinubdan niini alang sa pagbaton ug asset
         8. Garantiya (kung naa)
         9. Mga detalye sa insurance (kung aduna)
         10. Kinatibuk-ang ledger account number

Responsable usab ang Departamento sa Accounting sa pagmintinar sa gahi ug humok nga mga kopya sa mga invoice ug sa tanang pagsuporta sa dokumentasyon aron kini daling magamit kung gikinahanglan alang sa mga katuyoan sa pag-audit o kung gikinahanglan.

Giaprobahan sa Gabinete: Hulyo 2021
Related Board Policy: Accounting, Fixed Assets

Balik sa Policies and Procedures