Accounting - Patakaran sa Pagbayad sa Pagbiyahe


KATUYOAN

Ang katuyoan niini nga Patakaran sa Pagbayad sa Pagbiyahe mao ang pag-establisar sa Hudson County Community College's (“College”) nga mga giya sa palisiya sa pagbayad sa pagbiyahe sa mga empleyado alang sa makatarunganon ug kinahanglan nga mga galastuhan nga naa sa kalabotan sa giaprobahan nga pagbiyahe sa negosyo.

PASIUNA

Ang Kolehiyo ug ang Board of Trustees ("Board") komitado sa pagsiguro nga ang mga kawani ug mga miyembro sa faculty nga nagbiyahe sa opisyal nga negosyo sa Kolehiyo mogamit sa parehas nga pag-atiman sa paggasto nga magamit sa usa ka maalamon nga tawo kung nagbiyahe sa personal nga negosyo sa ilang kaugalingon nga gasto. Ang mga galastohan alang sa giaprobahan nga pagbiyahe mabayran sumala sa mga polisiya ug pamaagi sa pagbiyahe sa Kolehiyo.
Gidelegar sa Board ngadto sa Presidente ang responsibilidad sa paghimo og mga pamaagi ug mga giya alang sa pagpatuman niini nga polisiya. Ang Opisina sa Pananalapi mosiguro sa pagsunod niini nga polisiya sa tanang may kalabutan nga mga aksyon. 

Giaprobahan: Hunyo 2021
Giaprobahan ni: Board of Trustees
Kategoriya: Accounting
Subcategory: Pagbayad sa Pagbiyahe
Gieskedyul alang sa Pagrepaso: Hunyo 2024
Responsable nga (mga) Opisina: Panalapi

mga pamaagi

Pamaagi sa Departamento sa Accounting sa Pagbayad sa Pagbiyahe

I. Pasiuna

Ang katuyoan niini nga pamaagi sa pagbiyahe mao ang pagtakda sa sukaranan nga mga panudlo alang sa tanan nga mga kawani, nga gihubit ingon mga empleyado sa Estado sa New Jersey kung nagbiyahe sa opisyal nga negosyo sa Hudson County Community College ("College"). Ang katuyoan niini nga pamaagi mao nga ang indibidwal nga magpapanaw dili makakuha o mawad-an sa personal nga mga pondo samtang nagbiyahe sa opisyal nga negosyo sa Kolehiyo. Ang tanan nga bayad nga pagbiyahe kinahanglan nga awtorisado sa wala pa ang bisan unsang pagbiyahe. Ang tanan nga giaprobahan nga pagbiyahe kinahanglan nga hinungdanon sa pagkab-ot sa mga katuyoan o pagtuman sa mga responsibilidad sa usa ka partikular nga departamento ug ipahigayon sa labing ekonomikanhon ug praktikal nga paagi alang sa Kolehiyo.

    1. Ang palisiya sa Kolehiyo mao ang pagbayad sa mga empleyado alang sa makatarunganon ug gikinahanglan nga mga galastuhan nga nahimo kalabot sa aprubado nga pagbiyahe sa negosyo sa sulod sa nasud; ang pagbiyahe sa gawas sa nasud kinahanglan nga aprubahan sa Board of Trustees.
    2. Ang pagbiyahe, rehistrasyon, insurance, ug mga incidental nga gasto dumalahon sa empleyado gamit ang ilang kaugalingong credit card, o usa ka aprubado nga travel advance kung dili magamit ang naunang bayad. Kinahanglan nga ilakip ang travel insurance kung mag-book og biyahe. Ang pagbiyahe sa estudyante aprubahan sa Presidente ug i-book sa Opisina sa Bise Presidente sa Student Affairs.
    3. Ang usa ka empleyado nga kinahanglang mobiyahe sa negosyo nga may kalabotan sa Kolehiyo kinahanglang, human makadawat ug pasiunang pag-apruba gikan sa Superbisor sa empleyado, mokompleto sa Travel Request Form (kon ang mga gasto sa biyahe gilauman nga molapas sa $250), ug, kon gikinahanglan, usa ka Check Request Form. Ang katuyoan sa pagbiyahe, ug ang numero sa account alang sa (mga) tinubdan sa pondo nga magamit aron matabonan ang gasto sa pagbiyahe, kinahanglan ipahibalo kung gihangyo sa angay nga mga porma.
    4. Kinahanglan pirmahan ang mga porma sa Superbisor sa empleyado ug sa responsableng Dean o Executive Cabinet Officer sa dili pa mobiyahe. Kung makompleto na, ang kopya sa naaprobahan nga hangyo sa pagbiyahe kinahanglan ipadala pinaagi sa email sa opisina sa Presidente alang sa katapusang pag-apruba gikan sa Presidente. Kini nga mga pirma nagpakita sa pag-apruba sa hangyo sa pagbiyahe sa empleyado ug sa pagkaanaa sa pondo sa Kolehiyo. Alang sa pagbiyahe sa mga Trustee ug Executive Officers, ang mga porma kinahanglan aprubahan sa Presidente.
    5. Kung nahuman na ang pagbiyahe, kinahanglan nga kompletohon ang Travel Reimbursement Form uban sa Travel Request Form (kung gikinahanglan), ug ang tanan nga angay nga mga resibo kinahanglan nga i-attach. Kinahanglan isumite sa empleyado ang mga porma ug mga resibo sa Accounting Department alang sa pagproseso sulod sa duha ka semana human makompleto ang pagbiyahe. Ang Controller mao ang katapusang tigsusi/tig-apruba sa tanan nga mga porma sa Travel Reimbursement.
    6. Ang mga musunod nga allowance sa pag-reimbursement kay epektibo:

      1. Meal Allowance – lakip na ang mga gratuity, gitugotan sa kolehiyo ang federal rate kada adlaw nga gipatuman sa General Services Administration (“GSA”). Kinahanglan suportahan sa mga resibo ang mga gasto. Dili kinahanglan nga mangayo og reimbursement para sa bisan unsang gasto sa pagkaon nga gilakip sa mga bayranan sa pagparehistro sa komperensya o asosasyon. Para sa dugang nga impormasyon bahin sa mga rate base sa lokasyon, palihug ribyuha ang mga giya sa https://www.gsa.gov/travel/plan-book/per-diem-rates.
      2. b. Allowance sa Sakyanan – kon ang paggamit sa personal nga sakyanan sa empleyado gikinahanglan tungod sa lokal o mubo nga biyahe, ang empleyado bayran sa angay nga mileage rate, dugang sa mga toll ug parking, uban ang pruweba sa distansya sa pagbiyahe ug resibo sa mga gasto. Ang magamit nga mileage rate kasagaran mao ang rate nga giaprobahan sa IRS.
      3. Mga Resibo – gikinahanglan para sa tanang bayad sa mga galastohan. Walay bayad sa mga galastohan kon walay mga resibo nga mosuporta niini.
    7. Sa dili pa isumite ang Travel Reimbursement Form ngadto sa Accounting Department, ang empleyado kinahanglan nga mosumite sa porma ug mga supporting documentation ngadto sa Supervisor sa empleyado ug sa angay nga Dean o Executive Officer alang sa pag-apruba ug pagkumpirma nga ang giangkon nga mga reimbursement expenses naa sa sulod sa mga limitasyon ug allowances sa Kolehiyo. Importante nga ang Supervisor sa empleyado morepaso ug moaprubar sa hangyo sa reimbursement alang lamang sa "makatarunganon ug gikinahanglan" nga mga expenses. Ang Supervisor gitahasan sa paggamit sa business judgment kung ang usa ka partikular nga butang nga wala nalista sa polisiya o pamaagi gisumite alang sa pag-apruba.
    8. Ang mga porma sa Travel Request (Apendise A) ug Travel Reimbursement (Apendise B) makita sa College Finance Portal.

II. Mga pagtugot

Kini nga pamaagi naglangkob sa tanang administratibong empleyado, magtutudlo ug kawani, ug uban pa nga awtorisado sa pagbiyahe alang sa Kolehiyo. Ang pagsunod sa kini nga pamaagi mao ang responsibilidad sa indibidwal nga nagbiyahe sa negosyo sa Kolehiyo. Kini nga pamaagi magamit sa tanan nga pagbiyahe bisan unsa pa ang gigikanan sa pondo.

Kung ang bayad sa pagbiyahe gikan sa usa ka grant o kontrata, ang empleyado kinahanglan makadawat una nga pagtugot gikan sa Grants Opisina o Departamento sa Accounting sa Kolehiyo aron maestablisar nga ang tanan nga gipaabot nga gasto sa pagbiyahe tugotan alang sa reimbursement subay sa mga termino sa grant o kontrata.

Ang mga kawani nga nagbiyahe sa opisyal nga negosyo sa Kolehiyo gilauman nga mogamit sa parehas nga pag-atiman sa paggasto sa mga gasto nga magamit sa usa ka maalamon nga tawo kung nagbiyahe sa personal nga negosyo sa ilang kaugalingon nga gasto. Ang mga galastohan alang sa giaprobahan nga pagbiyahe mabayran lamang sumala niining mga pamaagi sa pagbiyahe sa Kolehiyo.

    1. Mga Pag-apruba sa Pagbiyahe
      Ang tanang pagbiyahe ngadto sa komperensya, kombensiyon, pagbansay sa kawani, workshop ug seminar nagkinahanglan og pag-uyon sa Presidente, Komite sa mga Tawo, ug Board of Trustees subay niini nga pamaagi.
    2. Gitugot nga mga Gasto
      Ang mga gasto sa pagbiyahe nga gibayran limitado lamang sa mga gasto nga hinungdanon sa pag-operate sa opisyal nga negosyo sa Kolehiyo. Ang aktuwal ug gikinahanglan nga mga gasto nga may kalabutan sa ordinaryong kahupayan sa biyahero sa pagtuman sa iyang opisyal nga mga katungdanan ang bayran. Ang mga gasto sa negosyo kinahanglan nga makatarunganon ug gikinahanglan. Gitugotan ang pagbayad alang sa mga tip, gratuity ug susamang bayranan basta ang kantidad nga gibayad naa sa sulod sa naandan nga giila nga mga sumbanan.
    3. Talagsaon nga mga Gasto
      Ang mga hangyo alang sa pagbayad sa talagsaon o dili kasagaran nga mga galastuhan nga wala pa madahom sa wala pa ang pagbiyahe, o nga milapas sa labing taas nga gitugot nga mga rate, kinahanglan nga aprubahan sa dili pa ang pagbayad. Kinahanglan nga kompletohon ang usa ka sinulat nga katarungan sa Travel Reimbursement Form nga nagpatin-aw sa mga kahimtang nga nanginahanglan sa mga galastuhan, uban ang tanan nga angay nga mga dokumento nga nagsuporta, nga kinahanglan ipadala direkta sa angay nga pangulo sa Departamento, Dean o Bise Presidente alang sa pag-apruba. Kinahanglan nga aprubahan sa Presidente ang talagsaon nga mga sitwasyon alang sa mga Executive Officer o Trustee. Ang dokumentado nga pag-apruba kinahanglan nga ilakip sa magamit nga mga porma ug isumite sa Accounting alang sa pagbayad.
    4. Mga Espesyal nga Kondisyon
      Ang mga empleyado nga adunay bisan unsang espesyal nga panginahanglan sa pagbiyahe nga wala klaro nga natubag niini nga mga polisiya kinahanglan nga mokontak sa angay nga pangulo sa Departamento, Dean o Bise Presidente alang sa pag-apruba, ug sa Presidente sa Kolehiyo kung kinahanglan.

III. Proseso

  1. Ang Proseso sa Pag-apruba
    1. Ang usa ka empleyado nga kinahanglang mobiyahe sa negosyo nga may kalabotan sa Kolehiyo kinahanglang, human makuha ang kasabotan sa iyang Superbisor, mokompleto sa Travel Request Form.
    2. Kinahanglan nga kompletohon sa miyembro sa kawani ang Travel Request Form (Exhibit A) para sa pag-apruba sa Superbisor, responsable nga Dean o Bise Presidente, Presidente, Personnel Committee, ug Board of Trustees sa dili pa ang tanang overnight travel ug mga giabangan nga sakyanan, bisan unsa pa ang presyo. Kinahanglan nga aprubahan sa Presidente ang mga porma para sa pagbiyahe sa mga Trustee ug Executive Officers.
    3. Walay mga galastohan nga ibayad kung ang usa ka Travel Request Form gibalibaran o gisalikway.
    4. Kung ang duha o daghan pa nga mga kawani gilauman nga mobiyahe alang sa parehas nga katuyoan, ang matag indibidwal kinahanglan magsumite usa ka lahi nga Porma sa Paghangyo sa Pagbiyahe. Ang ubang (mga) miyembro sa kawani nga nagbiyahe alang sa parehas nga katuyoan kinahanglan nga i-reference sa porma.
    5. Ang naaprobahang kantidad sa reimbursement mahimong limitahan sa usa ka piho nga kantidad sa pagbuot sa Dean, Bise Presidente, o Presidente.
  2. Pag-andam ug Pag-apod-apod sa Travel Request Form
    1. Ang empleyado nag-andam sa Travel Request Form ug isumite kini sa iyang Supervisor para aprobahan.
    2. Kung aprobahan sa Superbisor, ang Superbisor kinahanglan nga ipadala ang porma sa Dean o Cabinet Member, kung angay.
    3. Kon maaprobahan sa Dekano o Miyembro sa Gabinete, ang Dekano o Miyembro sa Gabinete magpadala sa porma ngadto sa Presidente, Komite sa mga Tawo (Mga Petsa sa Pagsumite), ug ang Board of Trustees alang sa katapusang pag-apruba.
    4. Kung maaprobahan na sa tanang partido, ang opisina sa Presidente mosumite sa porma ngadto sa Business Office alang sa pag-validate sa Accounts Payable Officer ug/o Grant Accountant, kung diin magamit.
  3. Paghanas sa staff
    Ang pagbansay sa kawani nga gihangyo aron mapauswag ang kahanas sa usa ka empleyado, mapadayon ang kasamtangang kahanas sa mga kalamboan sa teknolohiya, ug/o makakuha og kahibalo/bag-ong impormasyon, nanginahanglan og pre-approval sa Superbisor sa miyembro sa kawani. Kung adunay biyahe nga nalangkit, kinahanglan usab nga andamon ug isumite ang Travel Request Form alang sa pag-apruba subay niini nga pamaagi. Sama sa nahisgotan sa ibabaw, gikinahanglan ang Travel Request Form alang sa mga sakyanan nga giabangan ug overnight accommodation, bisan unsa pa ang gasto.

IV. Transportasyon

Bisan asa praktikal, ang mga magpapanaw gilauman nga mogamit sa labing ekonomikanhon nga paagi sa transportasyon. Ang administratibong pagbiyahe mahimong maglakip sa paggamit sa gipanag-iya sa Kolehiyo, pribado o giabangan nga sakyanan, usa ka pampublikong carrier, taxi, o serbisyo sa sakyanan.

    1. Mga Sakyanan sa Kolehiyo
      Ang mga sakyanan sa kolehiyo magamit lamang alang sa pagbiyahe nga may kalabotan sa Kolehiyo ug dili alang sa personal nga paggamit gawas kung espesipikong giaprobahan sa Board of Trustees. Ang mga operator kinahanglan nga motuman sa tanan nga magamit nga mga balaod ug regulasyon sa sakyanan, adunay balido nga lisensya sa pagmaneho, ug personal nga responsable sa mga multa alang sa tanan nga mga paglapas sa sakyanan ug mga kalapasan sa paglihok nga nahimo sa panahon o ingon usa ka resulta sa ilang paggamit sa sakyanan sa Kolehiyo. Ang mga kahikayan alang sa pag-reserve ug pagkuha sa mga sakyanan sa Kolehiyo kinahanglan nga himuon uban sa mga Pasilidad sa Kolehiyo o Opisina sa Seguridad. Ang Opisina sa Seguridad nagmintinar og lista sa mga awtorisado nga drayber alang sa mga sakyanan sa Kolehiyo. Ang mga talagsaon nga gasto (pananglitan, pag-ayo sa ligid, pag-ayo sa mga piyesa sa sakyanan) samtang gigamit ang sakyanan sa Kolehiyo mahimong mabayran kung adunay igong sinulat nga pagpasabut ug ang mga resibo gisumite ug giaprobahan.
    2. Mga Sakyanan nga Gipanag-iya sa Pribado
      Ang mga kawani nga mogamit og pribadong mga sakyanan para sa opisyal nga mga buluhaton bayran sa ilang mileage sa rate nga gitakda sa Internal Revenue Service (IRS). Ang mga gasto sa toll ug parking fee bayran sa samang kantidad nga nagasto.
    3. Mga Sakyanan nga Abangan
      Ang pipila ka dili kasagaran nga mga kahimtang, sama sa kawalay magamit nga pampublikong transportasyon o ang kawalay posibilidad sa ubang mga paagi sa pagbiyahe, mahimong magkinahanglan sa pag-abang og sakyanan. Sa ingon nga mga kaso, bisan unsa pa ang gasto, ang empleyado kinahanglan maghatag og sinulat nga katarungan alang sa paggamit sa usa ka sakyanan nga giabangan sa Travel Request Form sa dili pa ang petsa sa pagbiyahe. Ang katarungan kinahanglan maghisgot sa panginahanglan alang sa pag-abang, maghatag og mga hinungdan ngano nga ang ubang transportasyon dili magamit o mahimo gamiton, ug maglakip sa gibanabana nga kinatibuk-ang gasto. Ang pag-apruba, kung ihatag, limitado sa pag-abang sa usa ka economy o mid-size nga sakyanan. Ang mga sakyanan nga giabangan kinahanglan nga dili molapas sa naglungtad nga mga rate sa merkado ug ang orihinal nga mga kopya sa kasabutan sa pag-abang, mga pagbasa sa odometer sa punto sa gigikanan ug punto sa pagbalik, ug pruweba sa pagbayad, kinahanglan nga ilakip sa Travel Voucher aron mabayran kini nga gasto.
    4. Mga Pampublikong Tagadala
      Ang pagbiyahe paingon ug gikan sa destinasyon kinahanglan nga pinaagi sa labing direkta ug barato nga ruta. Ang bayad gibase sa aktuwal nga gasto sa pagbiyahe sa usa ka pampublikong kompanya (pananglitan, tren, bus, eroplano). Gikinahanglan ang orihinal nga mga resibo alang sa pagbiyahe sa tren ug eroplano. Ang bus o economy class gamiton alang sa pagbiyahe sa eroplano ug tren.
    5. Mga Taksi ug Serbisyo sa Sakyanan sa Tugpahanan
      Gitugotan ang gikinahanglan nga mga bayranan sa taxi, apan kung ang pampublikong transportasyon dili dali magamit, praktikal, o kung adunay emerhensya. Ang regular nga naka-iskedyul nga mga serbisyo sa sakyanan mahimong magamit padulong/gikan sa balay sa empleyado ug sa airport, ug padulong/gikan sa airport ug sa destinasyon sa biyahe kung ang pampublikong transportasyon dili magamit o praktikal, ug kung ang serbisyo sa sakyanan mas barato kaysa sa taxi.

V. Mga Kombensiyon, Komperensya, Pagbansay sa mga Kawani, ug mga Workshop

    1. Kahubitan: Ang pagbiyahe para sa komperensya ug kombensiyon gihubit nga pagbiyahe nga dili direktang may kalabotan sa mga katungdanan ug responsibilidad sa empleyado apan gihimo alang sa:

      1. Ang pagpalambo sa propesyonal nga mga kahanas.
      2. Ang pagbayloay sa impormasyon, ideya, ug metodolohiya.
      3. Pag-promote sa imahe sa Kolehiyo.

        Ang pagbiyahe gawas sa Estados Unidos, bisan pila pa ang gasto, nanginahanglan og pag-uyon sa Dean, Division Vice President, ug sa College President.
    2. Mga gasto: Alang sa mga kombensiyon, komperensya, pagbansay sa kawani, workshop, seminar sa pagbansay ug alang sa mga biyahe nga sobra sa 24 oras nga mga yugto nga nanginahanglan og overnight accommodation (lakip ang mga sitwasyon diin ang usa ka package arrangement naglakip sa accommodation ug pagkaon isip integral nga bahin sa naka-iskedyul nga mga kalihokan), ang gitugot (GSA) per diem reimbursement (kada kontrata sa unyon) limitado sa tinuod nga makatarunganon nga mga gasto.
    3. Adlaw nga Biyahe: Ang mga pagkaon para sa usa ka adlaw nga biyahe nga wala maglakip sa pagpuyo sa tibuok gabii dili mabayran gawas kon sa mga sitwasyon diin ang biyahe mahimong paingon sa mga lokalidad diin ang gasto sa pagkaon molapas sa anaa o duol sa Kolehiyo, o diin ang gidugayon sa usa ka adlaw nga biyahe molapas sa usa ka tipikal nga adlaw sa trabaho.
    4. Gasto sa Pagpuyo: Ang mga gasto hingpit nga mabayran alang sa pagpuyo ug pagkaon nga hinungdanon nga bahin sa naka-iskedyul nga mga kalihokan sa usa ka komperensya, kombensiyon, pagbansay sa kawani, ug uban pa. Ang mga bayad sa pagkaon limitado sa Meal Allowance. Kung ang pagpuyo dili usa ka hinungdanon nga bahin sa kalihokan, ang mga empleyado adunay katungod nga mabayran alang sa usa ka standard nga kwarto sa usa ka business class hotel.
    5. Bayad sa Pagparehistro: Ang bayad sa pagparehistro para sa mga kombensiyon o workshop mahimong mabayran. Kinahanglan ipadala ang orihinal nga nabayran nga mga resibo para sa bayad sa pagparehistro.
    6. Wala gilakip nga mga gasto
      1. Unang klase nga pagbiyahe sa kahanginan. Ang ingon nga mga akomodasyon gitugotan lamang kung ang dili kaayo mahal nga mga kapuy-an dili magamit o dili mahimo. Ang una nga klase nga pagbiyahe sa kahanginan nanginahanglan espesyal nga pagtugot sa Presidente.
      2. Mga gasto sa personal nga kinaiya sama sa serbisyo sa valet, kalingawan, alkoholikong ilimnon ug uban pang mga bayronon nga susama sa kinaiyahan.
      3. Mga multa para sa pag-parking, mga paglapas sa pagbalhin, o bisan unsang mga galastuhan nga may kalabutan sa mga paglapas sa angay nga mga balaod samtang nagdrayb ug personal, gipanag-iya sa Kolehiyo, o giabangan nga sakyanan.
      4. Diin alang sa personal nga kasayon ​​sa magpapanaw o pinaagi sa pagkuha sa usa ka leave, usa ka pagkabalda mahitabo sa pagbiyahe o usa ka pagtipas gikan sa labing tukma nga rota, ang reimbursement nga gitugotan dili molapas sa gasto sa labing ekonomikanhon nga ruta.
      5. Ang mga kapuy-an sa hotel sa mga presyo sa negosyo sa ibabaw sa merkado gitugutan lamang kung ang ubang mga akomodasyon dili magamit o dili praktikal nga gikonsiderar ang itineraryo sa pagbiyahe sa empleyado. Ang sinulat nga katarungan ug pag-apruba kinahanglang makuha alang sa pagbayad. Ang Presidente sa Kolehiyo kinahanglan aprobahan kini nga hangyo.

VI. Mga Umaabot nga Empleyado ug mga Bisitang Mamumulong

Ang mga gasto sa pagbiyahe sa umaabot nga mga empleyado ug bisita nga mga mamumulong kinahanglan nga aprobahan ug ibayad ubos sa parehas nga mga kondisyon, mga limitasyon, ug mga kinahanglanon sa mga kawani nga nagbiyahe sa negosyo sa Kolehiyo ingon nga gilatid niini nga pamaagi; bisan pa, ang mga bayad sa pagbiyahe sa umaabot nga mga empleyado ug mga bisita nga mamumulong kay discretionary.

Ang pagbayad alang sa mga galastuhan sa pagbalhin dili awtorisado kung wala’y pagtugot sa Board of Trustees.

Ang Dean, Department Head, o Search Committee Chair maoy responsable sa pagpahibalo sa indibidwal sa mga polisiya ug mga pamaagi nga nagdumala sa pagbiyahe, ilabina nga kini may kalabotan sa mga sakop ug wala iapil nga mga galastuhan, ug kon unsaon pagkuha og bayad alang sa mga gasto sa pagbiyahe. Alang sa gitugot nga gasto, ang pamaagi mao ang mosunod:

  1. Sa diha nga ang interbyu sa kandidato na-iskedyul na, ang Ulo sa Departamento o Chair kinahanglang mag-andam ug Travel Request Form aron makuha ang gikinahanglang pagtugot. Ang Travel Request Form kinahanglan magpakita sa titulo sa posisyon nga giinterbyu. 
  2. Sa pag-aprobar, ang Ulo sa Departamento o Tagapangulo sa Komite sa Pagpangita kinahanglan magtambag sa kandidato sa paghangyo sa bisan unsang hotel o uban pang vendor nga naghatag serbisyo sa transportasyon, puy-anan o pagkaon aron direkta nga masingil ang kandidato. Walay empleyado sa Kolehiyo ang kinahanglang mobayad sa mga serbisyo nga konektado sa pagpabilin sa kandidato. Ang reimbursement himuon sa kandidato sulod sa duha (2) ka semana sa pagsumite. 
  3. Ang Ulo sa Departamento o Chair kinahanglan nga makakuha og usa ka itemized nga listahan sa tanan nga gasto sa pagbiyahe nga adunay pirma sa kandidato. Ang pagsumite niini nga porma kinahanglang himoon dayon ngadto sa Business Office.
  4. Ang usa ka lahi nga invoice ug porma sa order sa pagpalit kinahanglan nga andam alang sa matag kandidato. 

VII. Bayad sa mga Gasto sa Pagbiyahe

Ang Travel Reimbursement Voucher (Appendix B) kinahanglang makompleto ug isumite sulod sa duha (2) ka semana human makompleto ang komperensya o biyahe. Ang giaprobahan nga Travel Expense Voucher kinahanglang isumite sa Accounts Payable section sa Business Office kauban ang tanang orihinal nga resibo ug supporting documents (certificate/sign-in sheet) para sa tanang gasto nga gipangayo para sa reimbursement.

    1. Ang mga regulasyon sa IRS sa pagbiyahe naghatag nga ang bisan unsang pag-uswag sa pagbiyahe nga wala mapamatud-an sa sulod sa kan-uman (60) ka adlaw sa paggasto mahimong moresulta sa buhis nga kita nga mareport sa Form W-2 sa indibidwal nga nakadawat sa advance.
    2. Ang Travel Reimbursement Voucher kinahanglang adunay mga mosunod nga impormasyon:

      1. Ang napulo ka digit nga numero sa account nga gisingil.
      2. Ang ngalan ug adres sa mga magpapanaw.
      3. Aprobahan nga Travel Request Form (kung mahimo).
      4. Ang petsa sa pagbiyahe, destinasyon, mileage, toll ug uban pang mga gasto nga nahimo.
      5. Kung ang mga gasto sa pagpuyo gipaambit sa uban, kini nga kamatuoran kinahanglan isulti sa voucher. Sa ingon nga mga kaso, ang pagbayad limitado sa katimbang nga bahin sa biyahero sa mga gasto.
      6. Gasto sa Mileage: Pag-commutation alang sa mga katuyoan sa negosyo nga gipadaghan sa mileage/reimbursement rate sa epekto kada milya. Ilakip ang mga mapa/direksyon sa Google o susamang dokumento aron suportahan ang mileage nga gibiyahe.
      7. Ang voucher kinahanglang aprobahan, sama sa nahisgotan na.
      8. Partial reimbursement sa mga galastuhan sa pagbiyahe: Sa pipila ka mga higayon, ang mga miyembro sa kawani nangayo og bayad alang lamang sa usa ka bahin sa mga galastuhan nga nagasto alang sa pagbiyahe. Sa ingon nga mga kaso, ang kinatibuk-ang gasto nga nahiaguman kinahanglan nga ilista sa voucher apan ang aktuwal nga kantidad nga gipangayo lamang ang kinahanglan nga ipasok sa bloke nga "Total" ug ang hugpong sa mga pulong nga "Paghangyo og Reimbursement alang Lamang" kinahanglan nga i-type/isulat sa lawas sa voucher.
      9. Ang mga voucher nga gisumite sa Accounts Payable nga wala motuman sa pamaagi sa pagbayad nga gilatid dinhi ug/o kulang nga impormasyon ibalik sa nangayo alang sa rebisyon.
      10. Ang mga gasto lamang sa pagbiyahe nga gisumite nga adunay orihinal nga mga kopya sa mga resibo ang mabayran. Ang bisan unsang voucher nga gisumite nga wala ang kinahanglan nga pagsuporta sa mga dokumento o mga kopya sa mga resibo ibalik sa nagmugna aron makompleto / isumite ang gikinahanglan nga dokumentasyon.
      11. Ang wala magasto nga mga cash advance kinahanglang ibayad ngadto sa Business Office pinaagi sa cash o tseke sulod sa kan-uman (60) ka adlaw human sa pagbiyahe. Ang bisan unsang wala magasto nga advance nga dili ibalik sulod niining yugto sa panahon isipon nga buhis nga kita nga ma-report sa Form W-2 subay sa kasamtangang mga regulasyon sa IRS. 

Porma sa Paghangyo sa Pagbiyahe

Giaprobahan sa Gabinete: Hulyo 2021
May Kalabutan nga Board Policy: Accounting, Travel Reimbursement

Balik sa Policies and Procedures