Accounting - Patakaran sa Accounts Receivable

KATUYOAN

Ang katuyoan niini nga Patakaran sa Accounts Receivable mao ang pagsiguro sa episyente ug epektibo nga pagdumala sa pagkolekta sa tanan nga Hudson County Community College (“College”) receivables ug sa pag-establisar og sistema sa internal nga mga kontrol alang sa pagdumala sa mga accounts receivable nga proseso.

PASIUNA

Ang mga account receivable usa ka hinungdanon nga asset alang sa Kolehiyo. Ang Kolehiyo ug ang Board of Trustees ("Board") komitado sa episyente ug epektibong pagdumala sa pagkolekta sa tanang madawat sa Kolehiyo. Ang mga madawat naglakip sa bisan unsang obligasyon nga naggikan sa mga transaksyon sa konsumidor o pinansyal sa Kolehiyo lakip, apan dili limitado sa, tuition sa estudyante, bayad, padayon nga edukasyon nga bukas nga mga kurso sa pagpalista, ingon man ang pagbaligya sa mga produkto ug serbisyo.
Ang Board nagdelegar ngadto sa Presidente sa responsibilidad alang sa pagpalambo sa mga pamaagi ug usa ka sistema sa internal nga mga kontrol alang sa pagdumala sa mga account receivable nga proseso, lakip na ang mga pamaagi alang sa pagsulbad sa tuition ug mga bayronon, mga kapilian sa pagbayad, pagbayad, student billing, mga koleksyon, administrative write-offs, mga kinahanglanon sa pagbutang naghupot sa mga rekord sa estudyante, mga refund, porma 1098-T ug mga pahayag sa tuition. Ang Opisina sa Pananalapi maoy responsable sa pagpatuman sa polisiya.

Giaprobahan: Hunyo 2021
Giaprobahan ni: Board of Trustees
Kategoriya: Accounting
Subcategory: Mga Account Receivable
Gieskedyul alang sa Pagrepaso: Hunyo 2024
Responsable nga (mga) Opisina: Panalapi

mga pamaagi

Accounting - Accounts Receivable Procedure

I. Pasiuna

Ang mga account receivable usa ka mahinungdanong asset alang sa Hudson County Community College. Ang College accounts receivable kinahanglang madumala aron maseguro ang episyente ug epektibo nga pagkolekta sa tanang utang nga nautang sa College. Kini nga pamaagi magamit sa tanan nga mga estudyante sa Kolehiyo.

II. Kahubitan

Mga Account Receivable: Bisan unsang obligasyon sa kwarta nga naggikan sa transaksyon sa konsumidor. Ang mga account receivable mao ang resulta sa lain-laing mga matang sa pinansyal nga mga transaksyon lakip na, apan dili limitado sa, tuition sa estudyante, mga bayronon, padayon nga edukasyon nga bukas nga mga kurso sa pagpalista, ingon man ang pagbaligya sa mga butang ug serbisyo.

Pagtul-id sa mga Account Receivable: Ang pagkorihir sa mga account receivable mahitabo kung ang usa ka pagbag-o sa kantidad sa mga account receivable nga nautang sa usa ka account gikansela o gi-adjust tungod kay ang Kolehiyo walay katungod sa pagkolekta sa salapi.

Administratibo nga Pagsulat: Mga receivable sa estudyante nga determinado nga mawagtang sa Kolehiyo, kung ang usa ka estudyante mohagit sa utang tungod sa wala damhang mga kahimtang, ug ang apela giaprobahan sa Special Circumstances for Withdrawal Committee.

Utang: Ang bisan unsang dolyar nga kantidad nga utang sa Kolehiyo, lakip, apan dili limitado sa, tuition, bayad, pautang, ug pagbaligya sa mga butang ug serbisyo.

Utang: Usa ka indibidwal, negosyo, non-profit nga organisasyon, o bisan unsang uban pang publiko o pribado nga entidad lakip ang estado, lokal, o pederal nga gobyerno, nga adunay tulubagon sa usa ka utang o batok kang kinsa adunay pag-angkon alang sa usa ka utang.

Mga pagdili: Mga limitasyon sa karon o umaabot nga mga kalihokan sa mga estudyante, magtutudlo ug kawani nga gipahamtang sa Kolehiyo.

Estudyante: Usa ka indibidwal kansang aplikasyon alang sa admission giproseso ug giaprobahan sa College Admissions Office. Ang usa ka estudyante naglakip sa bisan kinsa nga tawo nga nagpalista sa bisan unsang kurso sa kredito o dili kredito nga gitanyag sa Kolehiyo.

III. Pagdumala sa mga Receivables

Ang Kolehiyo magtukod ug takdang petsa sa tuition alang sa matag semestre. Kadtong mga estudyante nga wala nakasulod sa usa ka plano sa paglangan sa pagbayad, gibayran sa hingpit sa gitakda nga petsa, o kinsa wala ma-clear sa Opisina sa Financial Aid, risgo nga ma-deregister sa ilang mga klase. Ang Kolehiyo motangtang sa mga estudyante gikan sa pagpalista tungod sa dili pagbayad sa tuition. Ang mga petsa sa pagtangtang sa mga estudyante gitino sa Office of Enrollment Services.

Ang Kolehiyo adunay sinulat nga mga palisiya ug mga pamaagi alang sa pagdumala sa mga account nga madawat nga proseso alang sa ubos nga mga kategorya:

1. 1. 1. Subpart A. Tuition ug Bayad
    2. Subpart B. Pag-establisar sa mga Receivables
    3. Subpart C. Mga Opsyon sa Pagbayad
    4. Subpart D. Patakaran sa Pagbayad
    5. Subpart E. Pagsingil
    6. Subpart F. Mga Koleksyon
    7. Subpart G. Administrative Write-Offs
    8. Subpart H. Mga Kinahanglanon sa Pagbutang sa mga Paghupot sa mga Rekord sa Estudyante
    9. Subpart I. Mga refund
    10. Subpart J. Porma 1098-T, Pamahayag sa Tuition
    11. Subpart K. Seguro sa Panglawas sa Estudyante

Subpart A. Tuition ug Bayad

Ang standard nga mga bayronon sa tuition ug bayronon gipailalom sa pag-apruba sa Board of Trustees matag academic year. Ang ubang mga bayronon nga may kalabotan sa kurso gipailalom usab sa pagtugot sa Board of Trustees sa tibuok tuig sa akademiko.
Ang tulo ka matang sa tuition rates naglakip sa:

1. 1. 1. 1. Mga residente sa Hudson County
        
        Mga residente sa gawas sa lalawigan
        
        Out-Of-State ug Internasyonal nga mga Residente

Subpart B. Pag-establisar sa mga Receivables

Responsibilidad sa Kolehiyo ang pag-establisar sa mga termino ug kondisyon alang sa pagbayad sa panahon nga ang usa ka account gihimo. Ang utang pagailhon sa estudyante o uban pang utangan sa panahon sa paghimo sa account. Ang pag-ila kinahanglan nga gisulat, o, pinaagi sa pagkompleto sa automated nga proseso sa pagrehistro nga nagpakita nga ang nangutang midawat sa mga termino ug kondisyon alang sa mga obligasyon sa pagbayad.
Ang madawat nga obligasyon isulod sa sistema sa Ellucian Colleague (sub-ledger sa estudyante) sa panahon nga ang account unang natukod.

Subpart C. Mga Opsyon sa Pagbayad

1. Mga Pamaagi sa Pagbayad

Gidawat sa Kolehiyo ang mga personal nga tseke, mga tseke sa cashier ug mga order sa salapi alang sa pagbayad. Ang mga bayad sa credit card (MasterCard, VISA, Discover ug American Express) gidawat usab.

Ang mga pagbayad mahimong himoon pinaagi sa Kolehiyo gamit ang among Liberty Link nga plataporma (online pinaagi sa mosunod nga link: https://libertylink.hccc.edu/Student > Pinansyal sa Estudyante > Magbayad), sa telepono ug sa personal. Ang pagbayad sa kwarta kinahanglan nga himoon sa US dollars. Aron masiguro ang husto nga pag-post, giawhag nga ang tanan nga bayad ilakip ang ngalan sa estudyante ug ID # sa tanan nga mga tseke o mga order sa salapi.

Ang tanang bayad ug sulat nga gipadala sa United State Postal Service kinahanglang ipadala sa adres sa ubos. Ang mga bayranan magamit sa mga madawat sa estudyante sulod sa 24 oras sa pagkadawat.

Hudson County Community College
Attn: Student Accounts/Bursar Office
70 Sip Avenue, 1st Floor
Ang Dakbayan sa Jersey, NJ 07306

Buwan nga Plano sa Pagbayad
Ang usa ka Deferred Payment Plan magamit sa mga estudyante nga na-enrol para sa Fall ug Spring semesters, aron makatabang sa pagbayad sa tuition ug mga bayronon ug aron masiguro ang mga klase alang sa semester. Adunay $25 (Non-Refundable) Deferred Payment Fee kada semestre aron matabonan ang gasto sa pagdumala niini nga programa. Ang mga estudyante mahimong maghikay sa Deferred Payment Plans pinaagi sa College Liberty Link platform (online pinaagi sa mosunod nga link: https://libertylink.hccc.edu/Student > Pananalapi sa Estudyante > Pagbayad > Paghimo Plano sa Pagbayad ), pinaagi sa telepono ug sa personal. Ang mga estudyante kinahanglan nga andam sa paghimo sa ilang unang pagbayad sa dili pa ang plano sa pagbayad mahimong aktibo. Wala'y mga plano sa pagbayad nga magamit alang sa mga termino sa Ting-init, Mga Sesyon sa Tingtugnaw o alang sa nangaging mga balanse. Human ma-enrol ang usa ka estudyante sa usa ka plano sa pagbayad, ug mohimo sa ilang una nga pagbayad, dili sila ma-deregister sa ilang mga klase alang sa kana nga semestre.

Financial Aid
Mahimong pilion sa mga estudyante nga mag-aplay alang sa pinansyal nga tabang aron matabangan ang pagbayad sa ilang tuition ug bayad. Ang Opisina sa Financial Aid nagtino sa eligibility alang sa lain-laing mga matang sa pinansyal nga tabang ug ang aktuwal nga disbursement sa kadaghanan sa mga pundo nga gidumala sa Opisina. Kung ang mga awards sa pinansyal nga tabang sa usa ka estudyante dili pa kompleto, ug/o gibaliktad sa bisan unsang hinungdan, ang estudyante mao ang responsable sa pagbayad sa balanse sa tuition ug mga bayronon nga nautang. Kung ang mga estudyante adunay mga pangutana bahin sa pinansyal nga tabang, lakip ang mga pautang, kinahanglan silang mokontak sa Opisina sa Financial Aid direkta.

Subpart D. Patakaran sa Pagbayad

Ang mga estudyante nga adunay wala mabayri nga mga receivable, nga wala makahimo og maayo nga mga kahikayan sa Student Accounts/Bursar Office sa pagbayad sa receivable, o kinsa walay mga awards sa pinansyal nga tabang nga gibutang sa matag deadline sa termino, mahimong ma-deregister gikan sa mga klase. Ang mga deadline sa pagbayad gipahayag sa registration ug billing statements, ug makita sa elektronik nga paagi sa https://myhudson.hccc.edu/, ug sa https://www.hccc.edu/tuition.

Sa gradwasyon o uban pang pag-atras gikan sa Kolehiyo, ang mga estudyante ang responsable sa dali nga pagbayad sa bisan unsang outstanding nga balanse nga nautang sa Kolehiyo. Kung dili mabayran, ang account ipadala sa usa sa mga ahensya sa koleksyon nga nagserbisyo sa Kolehiyo.

Subpart E. Pagsingil

Mahimong tan-awon sa mga estudyante ang ilang mga account online; ug ang mga invoice sa papel gi-isyu kada bulan.
Ang Kolehiyo magpadala ug uniporme nga giimprinta nga invoice ngadto sa nangutang labing menos 30 ka adlaw sa dili pa ang referral sa bisan unsang ahensya sa pagkolekta.

Para sa mga delingkwenteng account, ang Kolehiyo magpadala ug uniporme nga giimprinta nga invoice ngadto sa nangutang labing menos 30 ka adlaw sa dili pa i-refer ang account ngadto sa usa ka ahensya sa pagkolekta.

Subpart F. Mga Koleksyon

Ang wala masulbad nga delingkwente nga mga account nga sobra sa $500 ipadala sa usa sa mga ahensya sa pagkolekta, Allied Account Services o Transworld Systems, gibahin sa alphabetical order. Ang mga tigulang nga balanse kinahanglan nga isulat sa sistema sa Ellucian, nga nagpaila kung asa nga ahensya sa pagkolekta ipadala ang utang. Ang mga estudyante nga adunay delingkwente nga utang adunay Registrar ug mga pagdili sa pagparehistro hangtod sa panahon nga ang utang mabayran sa hingpit.

Sa paghatag ug pagkumpirma nga dokumentasyon nga igo sa Kolehiyo, ang mga utang sa estudyante nga na-discharge sa pagkabangkarota mahimong mawagtang sa Kolehiyo ug ang mga proseso sa pagkolekta mohunong.

Subpart G. Administrative Write-Offs

Ang mga estudyante nga makasinati og wala damhang mga kahimtang mahimong mohangyo og mga pagbag-o sa grado ug/o pag-adjust sa bayranan sa matrikula pinaagi sa pagkompleto sa Espesyal nga Sirkumstansya alang sa Paghangyo sa Pag-withdraw. Ang mga nahuman nga mga hangyo girepaso matag duha ka semana sa usa ka komite nga gilangkuban sa Direktor sa Mga Account sa Estudyante/Bursar, ang Bise Presidente alang sa Kalihokan sa Estudyante ug Enrollment, ang Associate Dean sa Financial Aid ug ang Associate Dean sa Center of Student and Academic Success. Kung maaprobahan para sa pag-adjust sa tuition, ang usa ka administratibong write-off kinahanglang makompleto para sa (mga) klase nga gipangayo.

Subpart H. Mga Kinahanglanon sa Pagbutang sa mga Paghupot sa mga Rekord sa Estudyante

Ang mga estudyante nga adunay mga balanse sa ilang mga account dili tugutan nga makadawat sa mga rekord sa Registrar. Dugang pa, ang mga estudyante nga adunay balanse sa ilang account sa estudyante nga sobra sa $500 dili tugutan nga magparehistro alang sa umaabot nga mga termino sa akademiko.

Ang mga estudyante kansang mga account gipadala sa mga koleksyon kinahanglan adunay usa ka tigrehistro ug gihuptan nga pagrehistro nga gibutang sa ilang mga account hangtod ang balanse mabayran sa hingpit.

Gibalik nga mga tseke

Usa ka $25 nga bayad ang paga-assess sa mga estudyante alang sa matag gibalik nga tseke nga gi-isyu sa estudyante sa Kolehiyo. Dugang pa, ang mga estudyante kansang mga tseke gibalik kinahanglan adunay mga pagdili nga gibutang sa ilang mga account nga nagpugong sa mga estudyante sa pagbayad sa Kolehiyo nga adunay mga tseke sa umaabot.

Subpart I. Mga refund

Ang Student Accounts/Bursar Office nagproseso sa mga refund sa estudyante kada semana. Ang mga refund nga namugna gikan sa mga pagbayad sa credit card i-kredito balik sa credit card nga gigamit sa pagbayad. Financial Aid ang mga refund gihimo sa porma sa gipadala nga mga tseke ug e-check. Ang tanang tseke giproseso sa Accounts Payable Department.

Subpart J. Porma 1098-T, Pamahayag sa Tuition

Matag Enero, ang Student Accounts/Bursar Office nag-andam sa Form 1098-T, Tuition Tax Statements para sa mga estudyante. Ang mga estudyante nga nawala ang mga numero sa social security ipadala, ug email, mga pahibalo aron isumite kini nga kasayuran sa Student Accounts/Bursar Office kaduha matag tuig.

Subpart K. Seguro sa Panglawas sa Estudyante

Pagsunod sa lehislasyon nga gipirmahan nga balaod kaniadtong Hulyo 5, 2013, ang Kolehiyo dili na kinahanglan nga maghatag health insurance alang sa mga estudyante.

Ang mga estudyante nga gustong mopalit og health insurance giawhag sa pagbisita sa mosunod nga duha ka website aron makat-on mahitungod sa ilang mga opsyon sa health insurance:

http://www.state.nj.us/dobi/division_insurance/ihcseh/shop_ihc.htm
https://www.healthcare.gov/

Giaprobahan sa Gabinete: Hulyo 2021
May Kalabutan nga Patakaran sa Lupon: Polisiya sa mga Account Receivable

Balik sa Policies and Procedures